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Samstag, 01 August 2009 12:13

Die richtige Rechnung

Bitte beachten Sie die Änderungen bei den Pflichtangaben einer Rechnung. Wir verweisen auf einen neueren Beitrag, der hier zu finden ist.

Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, gibt es keinen Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger. Der Leistungsempfänger kann die Rechnung korrigieren lassen. Erst nach der Korrektur wird dem Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug gewährt. Die Berichtigung oder Änderung einer Rechnung kann nur der Aussteller eigenhändig im Originalbeleg vornehmen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung mit dem Leistungsempfänger abrechnet. Wenn ein Unternehmer zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist und in einer Rechnung den Umsatzsteuerbetrag trotzdem ausweist, schuldet er den ausgewiesenen Betrag.

Es gibt 2 Arten von Rechnungen: in Papierform und elektronisch. Überwiegend werden die Rechnungen heutzutage noch in Papierform erstellt. Werden die Rechnungen in elektronischer Form ausgestellt, sollten Sie sich eine Zustimmung vom Vertragspartner immer schriftlich geben lassen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.

Oft wird eine Rechnung mit der Quittung verwechselt: Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung – eine Quittung dokumentiert, dass die Forderung erloschen ist.

Damit ein Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss die Rechnung folgende 10 Angaben haben:

  • 1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
  • 2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer
  • 3. Ausstellungsdatum
  • 4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  • 5. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
  • 6. Menge und Bezeichnung der Ware und/ oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • 7. Nettobetrag
  • 8. Steuersatz in Prozent und Steuerbetrag
  • 9. Gesamtbetrag = Bruttobetrag.
  • 10. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Skonti oder Rabatte

„Fehlen Pflichtangaben auf der Rechnung, gibt es Ärger mit dem Empfänger der Rechnung und dem Finanzamt."

Es empfiehlt sich immer, auf jeder Rechnung den Zahlungstermin anzugeben.

Rechnet ein Unternehmer für seine erbrachten Leistungen ab, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, so muss ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf der Rechnung stehen.

Rechnet ein Unternehmer über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ab, so müssen noch zusätzlich der Hinweis auf die Steuerfreiheit und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und des Leistungsempfängers angegeben sein. Es empfiehlt sich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten oder Kunden zu prüfen.

Es gibt Rechnungen für ausgeführte und noch auszuführende Lieferungen oder sonstige Leistungen. Eine Rechnung, bei der die Lieferung oder sonstige Leistung noch auszuführen ist, ist eine Abschlagsrechnung. Bei einer Abschlagsrechnung müssen die oben genannten Angaben ebenso erfüllt sein. Der einzige Unterschied ist bei dem Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung: Hier reicht die Angabe aus, in welchem Kalendermonat die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wird. Eine Schlussrechnung wird vom leistenden Unternehmer erstellt, wenn die über Abschlagszahlungen erteilten Rechnungen das Gesamtentgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag nicht abdecken. Die Schlussrechnung ist auch so zu kennzeichnen. Bei der Schlussrechnung wird der Gesamtbetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag ausgewiesen. Von diesen Beträgen sind die vor der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung in Rechnung gestellten Teilentgelte und Teil-Steuerbeträge abzusetzen. Werden in der Schlussrechnung die im Voraus in Rechnung gestellten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge nicht abgesetzt, so schuldet der leistende Unternehmer neben dem gesetzlich geschuldeten Steuerbetrag noch den darüber hinaus in der Schlussrechnung ausgewiesenen Steuerbetrag. Der Empfänger der Leistung kann diesen Betrag nicht als Vorsteuer geltend machen.

Immer daran denken: Wird eine Lieferung oder sonstige Leistung mit Abschlagsrechnungen abgerechnet, bitte nicht vergessen, eine Schlussrechnung zu erstellen.

Entgeltminderungen durch Jahresmengenrabatte müssen in der Rechnung ausgewiesen werden.

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung von bis zu 150 € brutto. Bei ihr sind die Anforderungen nicht ganz so streng. Erforderlich sind hier: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art des gelieferten Gegenstandes oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Entgelt und Brutto-Betrag in einer Summe, Steuersatz, Hinweis auf die Steuerbefreiung, wenn die Lieferung oder sonstige Leistung steuerfrei ist.

Artikel verfasst im Juli 2009

HINWEIS

Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

Alle Angaben sind sorgfältig geprüft. Durch Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verordnungen sowie Zeitablauf ergeben sich zwangsläufig Änderungen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts keine Haftung übernehmen.

 

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