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Mittwoch, 01 April 2009 10:28

Aufbewahrungsfristen


Zu diesem Thema gibt es Neuigkeiten. Wir verweisen auf einen neueren Beitrag, der hier zu finden ist.

Das müssen Sie beim Ausmisten Ihres Archivs beachten

Um einen geordneten Überblick im Archiv zu bewahren, ist es sinnvoll, die Aufbewahrungsfristen von 6 und 10 Jahren zu beachten und regelmäßig Unterlagen, die außerhalb dieser Fristen liegen, zu entsorgen. Es spricht nichts dagegen, alle Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren, um bei der Entsorgung nur eine Frist beachten zu müssen.

Das neue Jahr hat begonnen, die neuen Ordner sind angelegt, doch wohin mit den alten Unterlagen, denn das Archiv ist voll. Haben Sie das gleiche Problem? Ein Blick auf die Aufbewahrungsfristen kann helfen:

Betriebliche Unterlagen

Das Gesetz kennt 2 Aufbewahrungsfristen, und zwar

  • 6 Jahre
  • 10 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Gleiches gilt für Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an einer rechtlichen Verpflichtung.

Nachfolgende (schriftlich oder elektronische) Unterlagen können Sie 2009 vernichten:

1998 oder früher (10-Jahres-Frist)

  • Eröffnungs-, Jahres-, oder Konzernbilanzen sowie die Lageberichte
  • Inventare und Inventuren sowie die dazugehörenden Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege wie Rechnungen, Bankauszüge, Gehaltslisten, Kassenbücher, Bewertungsunterlagen, Lieferscheine, Quittungen, etc.
  • Arbeitsanweisungen
  • Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte, wenn diese als erläuternde Ergänzungsbelege dienen sollen

2002 oder früher (6-Jahres-Frist)

  • erhaltene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisaufzeichnungen, Mahnvorgänge

Private Unterlagen

Für private Unterlagen gibt es grundsätzlich keine Aufbewahrungsfristen (Ausnahme Bauleistungen). Sobald Sie die Unterlagen, die zur Erstellung der Steuererklärung benötigt werden, vom Finanzamt zurückbekommen haben, müssen Sie diese nicht mehr aufbewahren. Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind auch als Privatperson verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle) 2 Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren – gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Besonderheiten

  • Rechnungen am besten erst nach Ablauf von Garantie- und Gewährleistungsansprüchen (bis zu 5 Jahre) vernichten.
  • Versicherungsunterlagen: Verträge und Policen mit Versicherungen sowie jegliche Änderungen an bestehenden Verträgen sollten Sie über die Laufzeit des Vertrags aufbewahren.
  • Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen: Aufbewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist.
  • Immobilien: Verträge und Rechnungen im Zusammenhang mit der Herstellung oder dem Erwerb einer Immobilie sollten Sie aufbewahren, da sie im Fall eines Verkaufs helfen können, den Immobilienwert festzusetzen.
  • Steuerbescheide: Zwar müssen Sie Steuerbescheide nicht aufbewahren – können aber rückwirkend bei Anträgen auf staatliche Hilfen benötigt werden (BAföG, Elterngeld, Pflegegeldzahlungen, etc.)
  • Bankunterlagen, Kontoauszüge: Verträge über Sparguthaben und Darlehen am besten über die Vertragslaufzeit aufbewahren. Kontoauszüge dienen als Zahlungsnachweis. Seit 2002 gilt: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unterhaltszahlungen, etc.), dienen noch 4 Jahre später als Beweis. Einmalige Zahlungen müssen Sie für 2 Jahre dokumentieren. Letztlich sollten Sie also auch private Unterlagen erstmal aufbewahren. Entsorgen Sie die Unterlagen so, dass Dritte keine Kenntnis von den Belegen bekommen können.

Hinweis:

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt auch für schwebende Außenprüfungen, anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen. Für berufsspezifische Unterlagen z. B. bei Ärzten, Architekten, Notaren, etc. sollten die Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Berufsstandes berücksichtigt werden.

„Geben Sie sich einen Ruck – und misten Sie 2009 mal in Ihrem Archiv aus!"

[Ingeborg Springmann]

HINWEIS

Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

Alle Angaben sind sorgfältig geprüft. Durch Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verordnungen sowie Zeitablauf ergeben sich zwangsläufig Änderungen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts keine Haftung übernehmen.

 

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