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Montag, 29 April 2019 11:46

Verfahrensdokumentation nach GoBD ist keine Kür - sondern Pflicht

Sie können eine Verfahrensdokumentation selbst erstellen oder durch Ihren Steuerberater erstellen lassen. Ganz ohne Ihren Input geht es allerdings nicht.

Die Selbsterstellung einer Verfahrensdokumentation wird nicht einfach von der Hand gehen – es ist wie im „Fluch der Karibik“: Ein Unternehmer versucht, die 47-seitige Mustervorlage der Verfahrensdokumentation aus dem Internet selbst zu bewältigen, trifft auf eine Vielzahl von Hindernissen, was ihn letztlich verzweifeln lässt… Wir wissen, wie es geht. Mit einem Helfer an der Seite wird zum Ende also doch noch alles gut!

Eine Verfahrensdokumentation dient als Nachweis, die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zu erfüllen. Die Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen unabhängig seiner Größe dringend zu empfehlen.

Sollen Buchungsbelege nach dem Scannen und einer digitalen Archivierung vernichtet und im Anschluss nur noch digital aufrufbar bleiben („Ersetzendes Scannen“), geht es gar nicht mehr ohne eine Verfahrensdokumentation.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, eine Verfahrensdokumentation zur Belegablage und/oder zum „Ersetzenden Scannen“ zu erstellen.

GoBD bezüglich der digitalen Möglichkeiten seit 2014 neu verfasst

Laut Abgabenordnung soll die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen schnellen Überblick über alle Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt.

Als Reaktion auf eine voranschreitende Digitalisierung in Unternehmen hat die Finanzverwaltung 2014 ihre Vorgaben rund um die Buchhaltung durch die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bezüglich der digitalen Möglichkeiten neu verfasst. Ziel war es, der Finanzverwaltung einen digitalen Zugang zum Unternehmen zu verschaffen.

Nach den GoBD ist für alle im Unternehmen verwendeten Datenverarbeitungssysteme eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die im Zusammenhang mit elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen stehen, da sich deren Ordnungsmäßigkeit auch aus den damit in Zusammenhang stehenden organisatorischen und technischen Prozessen im Unternehmen ergibt.

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beinhaltet folglich eine Beschreibung und schriftliche Abfassung sämtlicher Abläufe im Unternehmen, zusammenhängend mit den Prozessen, die mit einer digitalen Buchführung und deren Belegverwaltung in Verbindung stehen. Sie liefert übersichtlich Inhalte über fachliche, organisatorische und technische Prozesse eines Unternehmens für verschiedene Zielgruppen (z. B. Anwender und Systemadministratoren) und Zwecke (z. B. Systembeschreibung und Systembetrieb).

Wird keine Verfahrensdokumentation erstellt oder ist sie fehlerhaft, kann eine Verwerfung der Buchführung vermieden werden, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Unterlagen und Belege für die Finanzverwaltung anderweitig nachgewiesen werden. Der formelle Mangel für eine Hinzuschätzungsbefugnis durch die Finanzverwaltung wäre dann entkräftet, weil dem Finanzamt anderweitig die Prozesse vorgewiesen werden können.

Auch außersteuerliche Rechtsnormen enthalten ebenfalls Vorgaben zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. So z.B. BASEL II / III, KWG, DSGVO, DIN EN ISO 9001, KonTraG, SOX.

Angebot der KANZLEI NICKERT

Wir bieten unseren Mandanten an, die im Unternehmen tatsächlich gelebte Prozesslandschaft aus der Belegablage selbst oder für das „Ersetzende Scannen“ in einer Verfahrensdokumentation aufzustellen.

Die Basis unserer Verfahrensdokumentation beruht einerseits auf der „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen einschließlich Papierbelegvernichtung“. Diese Mustervorlage ist Erzeugnis der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. (DStV).

Insbesondere der Kernbereich „geordnete Belegablage“ bildet in der Verfahrensdokumentation rund um den Belegaustausch zwischen Steuerberater und Mandant einen festen Kernbereich in unserer individuellen Verfahrensdokumentation.

Liegt bereits eine Verfahrensdokumentation für das Unternehmen vor, überprüfen wir diese im Hinblick auf einen möglichen Änderungsbedarf, erarbeiten Lösungsvorschläge und geben auf Wunsch die Verfahrensdokumentation als Bericht ergänzend als Anlage aus.

Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

In einem ersten Schritt prüfen wir, in welchen Organisationseinheiten und in welchen Prozess-Schritten Belege anfallen (Belege originär in Papierform, Belege in Papierform, die gescannt (und ggf. vernichtet) werden, Belege originär in digitaler Form).

Sodann werden alle einzelnen Prozess-Schritte inhaltlich vom Posteingang und Vorsortierung der relevanten Dokumente über die Digitalisierung, Ablage in der vorgesehenen Ordnung, Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung insb. Buchführung, Archivierung nach der Erfassung usw. dargestellt.

Es ist zu erfassen, welche Personen in den jeweiligen Prozessen zuständig sind, welche Programme hierfür verwendet werden, welche Hard- und Software eingesetzt wird und welche Sicherheitsmaßnahmen jeweils eingerichtet sind.

Ist geklärt, wo eine Belegverarbeitung erfolgt, werden diese Prozesse weiter abgegrenzt. Werden einzelne Prozesse, wie z. B. die Belegablage und/oder Archivierung, nicht durch das Unternehmen selbst, sondern z. B. durch den Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister durchgeführt, muss die Verfahrensdokumentation auch diese Prozesse beim Outsourcing-Partner mit abbilden und entsprechend in die Verfahrensdokumentation inhaltlich mit aufnehmen.

Sind externe Dienstleister in einen Prozess eingebunden, wird von diesen eine Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des beschriebenen Verfahrens eingeholt. In Abhängigkeit des Erfordernisses sind die im Unternehmen geltenden Regelungen aus weiteren Unterlagen, wie z. B. Arbeits- und Organisationsanweisungen, Berechtigungskonzepte, IT-Sicherheitskonzepte usw., mit in der Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.

Die in einen Prozess involvierten Mitarbeiter werden schließlich in den Gesamtprozess eingewiesen und entsprechend sensibilisiert. Dies kann mit einem von uns vorbereiteten Unterweisungsprotokoll dokumentiert werden.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Damit die Verfahrensdokumentation nicht zum Risiko wird, müssen Prozess-Veränderungen festgehalten werden. So ist durch regelmäßige interne Kontroll-Systeme (IKS) deren Einhaltung und das tatsächliche Leben der Prozesse sicherzustellen. Bei Veränderungen sind diese zeitnah zu dokumentieren – sofern ein Änderungsbedarf erforderlich wird.

Ein Papiertiger auf Zeit ist dann programmiert, wenn jeder weiß, dass eine Änderung eingetreten ist, aber das schriftliche Festhalten vergessen wurde. Die Verfahrensdokumentation fristet ihr Dasein im Schrank und bekräftigt ihr Übriges. Noch bevor die Verfahrensdokumentation aus dem Schrank geholt worden ist, hat sich das Übel aus der Büchse der Pandora gelöst, ohne dass sie geöffnet wurde.

Nach Fertigstellung der Verfahrensdokumentation sind unterjährige Änderungen (z. B. wechselndes Personal oder geänderte Hardware) vom Unternehmen zu erfassen. Bei der nächsten jährlichen Überprüfung, z. B. durch uns, werden die Änderungen in ein Protokoll aufgenommen. Bei Abweichungen werden Lösungen und Umsetzungsfristen sowie die für die Umsetzung jeweils verantwortlichen Person festgelegt.

Veränderungen werden als Ergänzungen festgehalten und dokumentiert

Alle Veränderungen zur erstellten Verfahrensdokumentation werden grundsätzlich in Ergänzungen zur Verfahrensdokumentation erfasst und dieser protokollarisch beigefügt. Die abgelöste Ergänzung wird mit eindeutiger Versionsnummer und Angabe des Geltungszeitraums bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist archiviert.

Die interne Kontrolle der Einhaltung der Prozesse wird dann zu Nachweiszwecken in einem Überprüfungsbericht der KANZLEI NICKERT dokumentiert.

Maßgeblich ist das Ergebnis der Gesamtschau

Mit Beschreibung des Sollzustands kann die Verfahrensdokumentation Vertrauen in das Unternehmen schaffen. Ob Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten tatsächlich erfüllt und Ordnungsvorschriften (§§ 145-147 AO, §§ 238 ff. HGB) eingehalten werden, ist abhängig vom tatsächlich gelebten Verfahren im Unternehmen.

Durch die gemeinsame Betrachtung der Verfahrensdokumentation, tatsächlich durchgeführter und dokumentierter Kontrollen und Prüfung der (eingegebenen und verarbeiteten) Daten einschließlich Berechnungsergebnisse unterstützt wir Sie gerne dabei, ein ordnungsgemäßes Gesamtergebnis zu erzielen.

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Autoreninfo

kuan testAnke Kutschki-Günther

Steuerberaterin

huka testKatja Huber

Rechtsanwältin

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Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

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