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Mittwoch, 19 Dezember 2018 12:52

Dauerbrenner in der Betriebsprüfung

„Friedlich schläft der Winterwald. Raureif glitzert auf den Fichten. Märchen werden zur Gestalt und es leben Spukgeschichten.“ (Auszug aus „Der Wald schläft“ - Fred Endrikat). Von Spukgeschichten berichten wir leider nicht – wir zeigen nachfolgend die Themenschwerpunkte vergangener Betriebsprüfungen, die nach unserer Wahrnehmung für Unternehmen vermehrt an Dokumentation erfordern.

Durch organisierte Vorkehrungen sollten Sie dem Finanzamte den Wind aus den Segeln nehmen.

Gewährleistungsrückstellungen

Die Finanzverwaltung erkannte bislang eine Pauschalgewährleistungs-Bildung von 0,25% des Netto-Umsatzes der durchschnittlich letzten 3 Jahre an. Nun steht auch dieser Sachverhalt auf der Prüfungsagenda: ohne schriftliche Dokumentation keine Gewährleistungsrückstellung.

Sollte stets ein hoher nachträglicher Aufwand an Gewährleistungsarbeiten im Unternehmen existieren, ist es für das Unternehmen gerade vorteilhaft, dass über diese Nachbesserungsarbeiten Aufzeichnungen geführt werden. Sollte die Kostenaufstellung den Pauschalwert übersteigen, darf – mit einer Begründung zur Kostenhöhe – sogar der höhere Wertansatz bilanziert werden.

Zur Ermittlung von Garantierückstellungen dürfen dabei nur solche Kosten dokumentiert werden, für die auch eine Garantieverpflichtung durch das ausführende Unternehmen existiert. Garantiearbeiten, die von einem Hersteller beauftragt werden, entfallen wegen der Erstattung von dritter Seite (Hersteller / Versicherung).

Inventuraufzeichnungen, Warendiebstahl, Warenverderb

Inventuraufzeichnungen unterliegen den Ordnungsvorschriften für die Buchführung nach § 146 AO und sind Prüfungsgegenstand. Warenbestandsaufzeichnungen werden anhand einer Software analysiert und durch Datenplausibilisierung ausgewertet. Sind elektronische Warenbestandsprogramme in Verwendung, ist ein Datenzugriff zu gewähren.

Wie die Finanzverwaltung mit Inventur-Software-Zugriffen künftig umgehen wird, ist noch nicht ersichtlich. Jedenfalls sollten Vorarbeiten erfolgen, damit die Finanzverwaltung Warenbestände nicht schätzt.

Schätzungen können nur entkräftet werden, wenn insgesamt schlüssig, wirtschaftlich und vernünftig die Entwicklung des Warenbestands dokumentiert ist. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob Bestände im EDV-System mit körperlichen Beständen im Lager übereinstimmen. Warenverderb, Diebstahl, Verschrottungen, existierende Baustellenlager oder Fehler bei der körperlichen Bestandsaufnahme (z. B. Doppelerfassung, Zählfehler) sind Einflussfaktoren auf den Warenbestand.

Halbfertige Arbeiten

Soweit zum Bilanzstichtag unfertige Erzeugnisse / Leistungen vorhanden sind, müssen diese in der Bilanz als Vermögensgegenstände angesetzt werden. Und zwar in Höhe aller realisierten Kosten, die durch die Herstellung bis zum Aufnahmezeitpunkt entstanden sind.

Die Zusammenstellung muss erfolgen, auch wenn bereits Abschlagszahlungen vereinnahmt worden sind. Erhaltene Abschlagszahlungen wirken sich nicht auf das Betriebsergebnis aus, weil sie als schwebende Verbindlichkeit zu passivieren sind. Vollständigkeit aller halbfertigen Lieferungen und Leistungen ist vom Unternehmer zu gewährleisten. Zur Prüfungspflicht eines Betriebsprüfers gehört auch die Erstellung von Kontrollmitteilungen – Steuern sollen gleichmäßig zwischen den Leistungsbeteiligten erhoben werden: Das begründet die Untersuchung durch den Prüfer.

Ein Unternehmen ist nach Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück stets verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Gesetzgeber erkennt bei Verfehlungen eine Ordnungswidrigkeit. Die Pflicht zur Rechnungserstellung besteht hierbei auch gegenüber Privatpersonen und Unternehmern für deren privaten Bedarf.

Bei anderen als grundstücksbezogenen Lieferungen / Leistungen besteht die Abrechnungspflicht gegenüber Unternehmern ebenfalls innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung.

Fortlaufende Ausgangsrechnungsnummern

Betriebsprüfer sichten Ausgangsrechnungen auf fortlaufende Rechnungsnummernfolge und vertreten die Auffassung, dass bei Fehlen von Rechnungsnummern die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, um eine Hinzuschätzung zu rechtfertigen. Prüfen Sie, dass Rechnungsnummern nur einmalig für jedes Jahr (Ausschluss der Doppelvergabe) vergeben werden.

Anstellungsvertrag Gehaltsanpassungen

Neben der Einsicht in lohnsteuerliche Unterlagen (Lohnkonten, Lohnlisten, etc.) ist auch die Einsicht in Arbeitsverträge und GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer-Verträge (insbesondere bei Lohnsteuerprüfungen) zu gewähren. Prüfen Sie und stellen Sie sicher, dass alle Nachträge über Gehaltsanpassungen, Zuschüsse, Darlehen an Arbeitnehmer, Kfz-Gestellung bzw. Tantieme-Vereinbarungen oder Gesellschafter-Geschäftsführer-Verträge vollständig unterzeichnet vorliegen.

Bruttolistenpreis Kfz-Nutzungsentnahmen

Betriebsprüfungen erfolgen zeitverschoben, Betriebsprüfer ermitteln unrichtige Fahrzeugbewertungen nach aktueller Schwacke- oder DAT-Bewertung. Dies kann leider zum erhöhten Wertansatz führen – sollte der Wert nicht anderweitig nachgewiesen werden.

Stichproben ergaben, dass Schwacke teilweise falsch auswertet, wenn es sich um ältere Modelle handelt. Egal, ob bei Neu- oder Gebrauchtkauf – organisieren Sie vom Autohaus einen Nachweis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Rabatte mindern nicht den Listenpreis, versteckte Rabatte in Rechnungsbelegen ohne gesonderten Ausweis führen zu unrichtigen Bemessungsgrundlagen für die Kfz-Nutzungsbesteuerung.

Nachtrag Mietvertrag und Darlehen

Unternehmer benötigen bei Mietzinsvereinbarungen (Kaltmieten) regelmäßig schriftliche von beiden Vertragspartnern unterzeichnete Unterlagen. Dies gilt auch bei Nachträgen über Anpassungen von Darlehen und Zinskonditionen. Vergünstigte Mietpreise gegenüber dem örtlichen Mietpreis sollten begründen, warum keine höhere Miete vereinbart werden kann (z. B. Lage, Gebäudebeschaffenheit, Situation des Mieters).

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Gelegenheitsgeschenke (auch Gutscheine) an Arbeitnehmer sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Aufmerksamkeit 60 € brutto je Anlass nicht übersteigt. Barzuwendungen gehören nicht zu Gelegenheitsgeschenken.

Geschenke an Geschäftspartner

Geschenke an Geschäftspartner dürfen je Empfänger nicht mehr als 35 € im Kalenderjahr betragen und sind einzeln aufzuzeichnen. Bei Überschreiten der Freigrenze sind die Aufwendungen keine Betriebsausgaben. Beschenkte Ehepartner eines Kunden: Jedes beschenkte Ehepaar wird wie ein Empfänger behandelt.

Künstlersozialkasse

Die deutsche Rentenversicherungsanstalt prüft neuerdings neben der Sozialversicherungsabgabe auch die Beitragspflicht an die Künstlersozialkasse mit.

Sollten nur gelegentlich selbständige Künstler oder Publizisten beauftragt werden, kommt es nicht immer zwangsläufig zur Abgabepflicht. Keine Abgabepflicht besteht gegenüber einer KG, OHG, GmbH, GmbH & Co oder AG.

Für Zahlungen an eine GbR oder Einzelfirma kann in Abhängigkeit vom Inhalt der Beauftragung eine Pflicht entstehen. Selbstbucher sollten prüfen, ob die Beiträge per 31.3. des Folgejahres abgabepflichtig sind und den Beitrag abführen.

Offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen müssen tägliche Kassenberichte und Zählprotokolle enthalten.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Digitale Daten mit Bezug zu Einkünfteermittlungen sind für einen digitalen Zugriff vorzuhalten. Dies gilt für EDV-Kassensysteme, elektronische Warensysteme, Rechnungsprogramme, Bankkontoauszüge, etc.

Kassenbewegungen sind stets im Zugriffszeitpunkt aufzuzeichnen (Realisationsprinzip). Unregelmäßigkeiten in der Kassenführung können zur Verwerfung mit teuren Hinzuschätzungen führen.

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Autoreninfo

kuan testAnke Kutschki-Günther

Steuerberaterin

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Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

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