Buchführung: im Unternehmen oder beim Steuerberater?

Unternehmen müssen Ihre Zahlen im Griff haben. Hierzu dient die Finanzbuchführung. Diese ist auch nach HGB für Kaufleute zwingend erforderlich. Außerdem müssen laufend steuerliche Pflichten erfüllt werden, z. B. Aufzeichnungspflichten und/oder die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen.

Bei der Erfüllung dieser Bedarfe bzw. Pflichten stellt sich regelmäßig für Unternehmen die Frage, ob sie einen Buchhalter einstellen, mit einem externen Buchhalter arbeiten oder einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragen. Für die Entscheidung gibt es i.d.R. kein Patentrezept. Wir haben versucht, die jeweiligen Vorteile der Durchführungswege herauszustellen.

Spürbare Erleichterungen durch die technologische Entwicklung

Dabei ist zu berücksichtigen, dass frühere Argumente (bei Einschaltung eines Steuerberaters müssen die Belege aus dem Haus gegeben werden, die Erstellung der Buchführung erfolgt viel zu spät) aufgrund der technologischen Entwicklung heute nicht mehr gelten.

Diese Argumente sprechen für die jeweiligen Alternativen:

Das spricht für die Lösung „Steuerberater“

Immer dann, wenn die Zahlen von hoher Bedeutung für das Unternehmen und Stakeholder (Gesellschafter, Banken) sind und nur ein Buchhalter erforderlich ist, sollte über eine Auslagerung an den Steuerberater nachgedacht werden. Dies gilt auch, wenn die Geschäftsleitung buchhalterisch unerfahren ist.

Ferner ist eine Auslagerung der Buchhaltung auf den Steuerberater dann sinnvoll, wenn der Steuerberater unterjährig Beratungsleistungen erbringt, die auf die Buchführung aufbauen (Steuergestaltungsberatung, Steuerhochrechnungen, Unternehmensplanung).

Das spricht für die Lösung „externer Buchhalter“

Wenn die Zahlen für die Unternehmenssteuerung weniger wichtig sind und eine permanent aktuelle Verfügbarkeit der Zahlen nicht erforderlich ist, ist der externe Buchhalter sinnvoll. Dies gilt insbesondere bei kleineren Unternehmen, bei denen zusätzliche Leistungen (Schriftverkehr, Angebotsschreibung, Ablage etc.) flexibel zugebucht werden sollen.

Das spricht für die Lösung „Buchhaltung im eigenen Unternehmen – inhouse“

Die Inhouse-Lösung ist angezeigt bei Unternehmen, die entweder mehrere Buchhalter beschäftigen oder bei denen für die Erstellung der Buchführung permanenter Kontakt z.B. zum Einkauf, Vertrieb oder zur Produktion unvermeidbar sind. Dies gilt auch, wenn die intensive Nutzung der ERP-Programme gewünscht und durch die Integration des Rechnungswesens unterstützt werden soll.

Kombinationslösung

Zu bedenken ist auch, ob die Arbeiten arbeitsteilig erledigt werden können. Dies hat den Vorteil, dass jeder Akteur in demjenigen Bereich tätig ist, der seinem Kompetenzbereich entspricht.

Haben Sie Fragen? Z. B:

• Welche Dokumentationserfordernisse bestehen bei mir? Stichwort: Verfahrensdokumentation nach GoBD
• Wie baue ich meine Buchführung sinnvoll auf?
• Wir kann ich meinen Buchführungsprozess optimieren?
• Welche Schnittstellen zu meiner ERP-Software gibt es und wie setze ich sie optimal ein?
• Wie hole ich meine Buchführung zurück ins Haus? Wie sichere ich dann die Qualität meiner Buchführung? Was muss ich dabei in rechtlicher Hinsicht beachten?
• Wie gliedere ich die Buchführung optimal aus?

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