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Freitag, 18 Mai 2018 08:00

Verfahrensdokumentation, GoBD und Unternehmen online

Spielen Sie mit dem Gedanken, im Unternehmen komplett beleglos zu werden und möchten Sie Ihre Belege endlich vernichten? Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind und worauf es bei einer Verfahrensdokumentation ankommt.

Und: Welche Vorgaben nach wie vor zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Vorgabenerfüllung nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bei Daten-Einsatz und Belegaufbewahrung einzuhalten sind.

Liegen digitale Buchhaltungsbelege schon in der datengeschützten Cloud „Unternehmen Online“ der DATEV importiert vor, gilt diese Online-Speicherung als revisionssicherer Ablagevorgang für ein Unternehmen. Eine Belegvernichtung darf aber erst unter Erstellung einer „Verfahrensdokumentation“ erfolgen.

Eine Belegvernichtung ohne Verfahrensdokumentation führt bei Außenprüfungen zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs und zur Rückzahlung von Vorsteuerbeträgen in nicht unmaßgeblicher Höhe. Bargeldintensive Unternehmen tragen das Risiko, bei fehlender Verfahrensdokumentation die Buchhaltung formell verworfen zu bekommen. Teure Hinzuschätzungen mit ca. 3-5% aus Umsatzerlösen der Prüfungsjahre zzgl. USt führen zu nicht unerheblichen Liquiditätsbelastungen.

Werden andere Software-Programme zur elektronischen Belegablage genutzt, ist in jedem Fall die Einbeziehung des externen EDV-Dienstleisters nötig. Die verwendete Software muss ein Zertifikat vorweisen, das die Unveränderbarkeit und das Überschreiben des Belegbildes nicht zulässt (Revisionssicherheit nach GoBD).

Die Verfahrensdokumentation gibt es schon seit 1995. Die Finanzverwaltung hat allerdings erst mit Einrichtung der GoBD 2014 inhaltlich eine klare Definition formuliert, was von Unternehmen, die unter EDV-Einsatz arbeiten, erwartet wird. Bislang hat man in Außenprüfungen noch keine Vorlage von einer Verfahrensdokumentation gefordert. Dieser Umstand war nachrangig, weil dem Betriebsprüfer durch Vorlage von Unterlagen und Auskünften ein Geschäftsvorgang innerhalb kurzer Zeit den Einblick verschaffen konnte.

Es ist zu erwarten, dass in künftigen Außenprüfungen Streitigkeiten bei fehlenden Verfahrensdokumentationen aufkommen werden – jedenfalls dann, wenn die Belege nicht mehr körperlich existieren.

Für die Aufbewahrung (elektronischer) Rechnungen und Unterlagen sind die GoBD Voraussetzung.

Die GoBD gelten für bilanzierungspflichtige und freiwillig bilanzierende Unternehmen, auch bei nur teilweisem EDV-Einsatz. Es sind nur solche Basisdaten relevant, die sich auf ein steuerliches Ergebnis im Unternehmen auswirken (z. B. Registrierkassen, elektronische Waren-Wirtschaftssysteme, Datensicherungen im Unternehmen, aber auch redundante Datensicherung, etc.).

Die Vorgaben der GoBD gelten für alle Buchhaltungen mit bzw. unter teilweisem EDV-Einsatz. Die nachfolgenden Positionen sind für die Ordnung der Buchhaltung zu gewährleisten:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit schaffen
  • Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle gewährleisten (ausgenommen sind Bargeschäfte mit Kundenvielzahl)
  • Zeitnahes Erfassen und Verarbeiten von Unterlagen und Geschäftsvorgängen
  • Aufzeichnungen entsprechen dem Tatsächlichen und müssen richtig sein
  • Datenverdichtungen sind zulässig, jedoch nur solange der Einzelvorgang ermittelbar ist (z. B. Sammelrechnungen)
  • Datenverluste ausschließen
  • Belegverlust vermeiden
  • Datenaufbereitung, -verwahrung innerhalb gesetzl. Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) sicherstellen
  • Kontinuierliche Datensicherung und Belegablage organisieren

Ein fehlender elektronischer Datensatz oder der fehlende Zugriff darauf führt zur Verwerfung der formellen Ordnungsmäßigkeit einer Buchhaltung – wenn der Vorgang nicht mit anderen Unterlagen schlüssig nachgewiesen werden kann. Elektronisch erzeugte Unterlagen (E-Mail mit Rechnungsanhang, E-Postfach Banken/Telefonanbieter etc.) sind für die Zeit der Aufbewahrungsfristen jederzeit auswertbar und lesbar vorzuweisen und die Archivierung zu gewährleisten.

Veränderbare Software-Produkte (Excel, Word etc.) werden nicht anerkannt, weil eine Nachvollziehbarkeit der Ursprungsinformationen und ein Überschreiben der Datendatei nicht ausgeschlossen werden kann.

Die Verfahrensdokumentation dient der Finanzverwaltung als „Handbuch über das Unternehmen“. Die Verfahrensdokumentation gibt den gesamten Umsetzungszyklus der IT-gestützten Geschäftsvorfälle von Empfang, Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen schriftlich wieder.

Insbesondere werden inhaltliche Angaben aus dem Bereich der Technik, internen Organisation und deren tatsächliche Umsetzung zu jedem einzelnen Prozess festgehalten. Je größer der Einzelprozess, desto wichtiger ist es, einen Gesamtüberblick für das Unternehmen zu dokumentieren.

Der Prozess der Belegvernichtung ist in der Verfahrensdokumentation ebenso Grundvoraussetzung wie Angaben darüber, wer z. B. aus dem Personalbereich zuständig ist. Insbesondere ist der Einsatz von Fremdsoftware (DATEV, Dokumenten-Management-Systeme, elektrischer Leitz-Ordner (ELO), redundante Archivierung etc.) zu benennen.

Um den Zeit- u. Organisationsaufwand von Einzelprozessen für eine Aktualisierung zeitlich effizient zu gestalten, werden Änderungen im Personalwesen oder Benutzerberechtigungen in einem separaten Beiblatt protokolliert. Das Handbuch der Verfahrensdokumentation gibt es bei Ersterfassung schriftlich nur einmal und wird nie mehr verändert (Highlander-Prinzip).

Änderungsprotokolle zur Verfahrensdokumentation sind der Verfahrensdokumentation als Anlage beizufügen. Der Nachweis, dass das interne Kontroll-System tatsächlich gelebt wird, ist stichprobenhaft durch Kontrollen (internes Audit) umzusetzen und die Ergebnisse sind ebenfalls schriftlich festzuhalten und als Nachweise aufzubewahren.

Ständige Änderungen, ständige Protokollierungen – erfreulicherweise gibt es nur einmal den Aufwand, eine schriftliche Verfahrensdokumentation über das Unternehmen aufzustellen. Bei Einsatz von Personal in EDV-Prozessen ist der interne Aufbau und Einzelprozess sorgfältig zu planen.

Die DATEV bietet Arbeitshilfen zur Verfahrensdokumentation bei ersetzendem Scannen. Wir stehen Ihnen sehr gerne für Umsetzungsmaßnahmen zur Seite.

Tipp: Zuschuss

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bezuschusst in geringer Höhe die Erstkosten über die Module „IT-Sicherheit“, „Markterschließung“ oder „Digitalisierung Geschäftsprozesse“. Die Bezuschussung ist abhängig von der Antragstellung unter Einbeziehung autorisierter Beratungsunternehmen.

Tipp: Selbsterstellung

Eine Muster-Word-Datei gibt es kostenlos bei der der „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.“ ((www.awv-net.de)) in Zusammenarbeit mit der Bundessteuerberaterkammer.

Weiterführende Informationen der KANZLEI NICKERT zum Thema

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