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Dienstag, 15 Mai 2018 08:00

Betriebswirtschaftliche Auswertungen: Interview mit Stefan Rotmann

Stefan Rotmann ist Senior Consultant im Bereich Betriebswirtschaftliche Beratung bei der DATEV eG. Seit fast 30 Jahren unterstützt er Kanzleien bundesweit beim Auf- bzw. Ausbau des Geschäftsfeldes „Betriebswirtschaftliche Beratung“.

Die gesammelten Erfahrungen in den unterschiedlichsten Kanzleien nutzt er für seine Beratertätigkeit bei der DATEV eG. Wir freuen uns, dass uns Stefan Rotmann für ein Interview zum Thema „Betriebswirtschaftliche Auswertungen“ (BWA) zur Verfügung stand.

Cornelius Nickert: Warum sind BWA für Unternehmen und Unternehmer so wichtig?

Stefan Rotmann: Eine BWA zeigt mir als Unternehmer, wo ich stehe. Sie zeigt mir, wie sich mein Unternehmen entwickelt hat. Eine BWA kann mir auch aufzeigen, wo ich stehen müsste, um meine Ziele zu erreichen. Ein Ziel könnte dabei z. B. sein, eine Investition zu finanzieren oder auch die Sicherung von monatlichen Privatentnahmen. Die Frage ist doch immer, gibt mein Unternehmen das her, kann ich mir das leisten?

Eine BWA ist also wesentlich mehr als nur eine Zusammenfassung der Buchhaltung, ein notwendiges Übel für die Finanzverwaltung oder meine Bank. Und da die BWA in erster Linie für mich als Unternehmer wichtig ist, muss diese natürlich auch vollständig und richtig sein, damit sie mir als Grundlage helfen kann, mein Unternehmen in Zukunft noch erfolgreicher zu führen.

Cornelius Nickert: Was ist erforderlich, damit eine BWA „stimmt“?

Stefan Rotmann: Es sind eigentlich einfache Dinge, die zu berücksichtigen sind. Dazu gehört z. B., dass bestimmte Sachverhalte monatlich abgegrenzt werden. Das bedeutet konkret, dass z. B. Versicherungsbeträge, die im Januar bezahlt werden, in jedem Monat mit 1/12 aufgeteilt werden. In diese Kategorie gehören auch Urlaubsgeld, Zinsen, Abschreibungen etc.

Und dann sind da noch die Bestandsveränderungen. In einer Standard-BWA wird der Wareneinsatz = Einkauf gesetzt. Das führt dazu, dass in den Monaten, in denen die Ware bezahlt wird, die große Auswirkung auf das Ergebnis dokumentiert wird. Alle anderen Monate sehen super aus. So etwas darf nicht passieren. Dafür gibt es auch Lösungen, die der Unternehmer mit der Kanzlei abstimmen kann.

Als Beispiel: Über die Vorjahre hat das Unternehmen eine durchschnittliche Wareneinsatzquote von x %. Dieser %-Satz kann in einer 2. BWA gleich dem Wareneinsatz berechnet werden. Dies ist natürlich nicht richtig, aber besser, als überhaupt keine Bestandsveränderungen in der BWA zu haben. Der Banker rechnet übrigens genauso.

Oder Zinsen werden nicht abgegrenzt. Der Banker bucht am 31.3. die Zinsen für das Quartal ab. Selbstverständlich müssen diese monatlich abgegrenzt werden.

Das bedeutet viel zusätzliche Überlegungen und Arbeit. Aber das Ergebnis wird den Unternehmer begeistern – erst auf diese Weise ist sein Unternehmen in den Zahlen erkennbar.
Mit einer Standard-BWA funktioniert das nicht. Die Kanzlei alleine kann dies nicht leisten. Der Unternehmer muss dazu das Gespräch mit den Mitarbeitern der Kanzlei oder dem Steuerberater suchen und dann die fehlenden Informationen liefern.

Und klar ist: Alle Leistungen, die der Unternehmer erbracht hat, sollten auch über eine Rechnung in die Buchhaltung mit einfließen. Dies wird häufig in Handwerksbetrieben zu spät gemacht. Dann ist das Ergebnis schlecht, weil nur die Kosten in der Buchhaltung erfasst sind.

Cornelius Nickert: Gibt es „die eine“ BWA – one size fits all?

Stefan Rotmann: Die Antwort fällt schwer. Ja und Nein müsste die Antwort lauten.

Ja – es ist möglich, die wichtigsten Informationen komprimiert auf eine Seite zu packen, mit Grafiken und Trendbetrachtung. Das Ganze natürlich auch mobil auf das iPad.

Nein – weil durch die Komprimierung Detailinformationen nicht dargestellt werden können. Es gibt hier z. B. den ControllingReport, der die wichtigsten Informationen zum Erfolg, zur Liquidität und die Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die Abbildung der privaten Ein- und Auszahlungen enthält. Das Wichtigste in diesem ControllingReport ist aber die Planerreichung. Diese zeigt mir das bisherige Ist und den restlichen Plan, ob ich meine Ziele erreiche. Das gibt Sicherheit.

Cornelius Nickert: Wenn Sie ein Unternehmen zu steuern hätten, was wären die 3 wichtigsten Dinge, die Sie zu betrachten hätten und wie würden Sie die Aufgabe lösen?

Stefan Rotmann: Erstens: Neben einer Vision für mein Unternehmen brauche ich Fachleute, die mich bei der Umsetzung begleiten. Ein Steuerberater kann da sehr gute Dienste leisten. Er sollte mich unterstützen, die Zukunft in Zahlen darzustellen, so dass ich verschiedene Varianten in der möglichen Umsetzung beurteilen kann. Hiermit meine ich konkret eine Planung, die in der Kurzform als Plan-BWA mir monatlich hilft, mein Erreichtes zu beurteilen, als Ergebnis den Soll/Ist-Vergleich.

Zweitens: Ich brauche aktuelle Zahlen, nicht 6 Wochen alte Daten (Fristverlängerung für die USTVA), am liebsten wöchentlich aktualisiert, um meine Liquidität im Griff zu behalten. Deshalb ist mein Wunsch, dass die Kanzlei auch zukünftig mein Mahnwesen mit übernimmt. Ich scanne meine Eingangs- und Ausgangsrechnungen wöchentlich, und für den Zahlungsverkehr gebe ich die Zahlungsvorschlagsliste frei. Das ist für mich echte Arbeitsentlastung.

Drittens: Ich brauche Wettbewerbsinformationen, welche Werte die Kollegen der Branche erreichen, um auch immer mein Erreichtes zu überprüfen. Diese Werte könnten durch Branchendaten in Form einer Vergleichs-/ Branchen-BWA aufbereitet werden.

Und wie würde ich das lösen? Mit Unterstützung meines Steuerberaters – der kann das.

Weiterführende Informationen der KANZLEI NICKERT zum Thema

Autoreninfo

nico testCornelius Nickert

Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Insolvenz- und Steuerrecht, CVA (Certified Valuation Analyst EACVA)

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