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Mittwoch, 16 Februar 2011 09:56

Buchführung : Aufbewahrungsfristen - Stichjahre 2000 und 2004

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Der Jahresbeginn bietet allen Unternehmen, Freiberuflern, Vereinen und Verbänden die Chance, die Aktenschränke von alten Unterlagen zu entlasten.

Die Abgabenordnung sieht 2 wichtige steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen vor (§ 147 Abs. 3 AO):

  • 10 Jahre lang müssen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lage-berichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständ-lich machen und erläutern. Folglich können die entsprechenden Unterlagen des Jahres 2000 und früherer Jahre zum 1.1.2011 vernichtet werden.

  • 6 Jahre lang müssen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind, aufgehoben werden. Somit können die entsprechenden Belege des Jahres 2004 und früherer Jahre zum 1.1.2011 vernichtet werden.

Entscheidend für den Beginn der Fristen ist, wann die Unterlagen entstanden (z.B. Bu-chungsbelege) oder fertig gestellt (z.B. Bilanzen) worden sind. Beginn ist jeweils der Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres (2000 bzw. 2004).

Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen können auch auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre jederzeitige Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

Die eingangs genannten Fristen können sich verlängern, wenn alte Unterlagen für das Fi-nanzamt interessant sein könnten (§ 147 Abs. 3 S. 3 AO). Dies gilt insbesondere bei begon-nenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen und bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren. Vor der Vernichtung der Unterlagen empfiehlt es sich zu prüfen, ob diese noch für besondere Anträge beim Finanzamt (z.B. für Investitionszu-lagen) nützlich sein könnten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Aufbewahrungsfristen

[Rechtsanwalt Frank Lienhard]

 

HINWEIS

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