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Montag, 13 März 2017 10:07

Archivierung elektronischer Kontoauszüge und digitale Rechnungseingänge

Im Zuge des digitalen Wandels und der Optimierung von Arbeitsprozessen in Unternehmen bieten Banken als Alternative zum Papierkontoauszug ihren Kunden zunehmend Zugriff in digitaler Form an.

Da an elektronischen Kontoauszügen generell keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen gestellt werden (tif- oder pdf-Formate), werden solche grundsätzlich steuerlich anerkannt. Ebenso ist es über Jahre bereits üblich, Rechnungseingänge per E-Mail zu erhalten.

Dabei ist zu beachten, dass jedes Bankinstitut seine Servicedienstleistungen individuell regelt und nicht immer einen „Bereithaltungs-Service“ anbietet, um in späteren Jahren digitale Kontoauszüge langfristig zur Verfügung zu stellen.

Bei Digitalbezug von Kontoauszügen ist es erforderlich, die Dateien selbständig zu archivieren und den Aufruf jederzeit lesbar zu machen.

Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung: richtig und dokumentiert

Zur steuerlichen Anerkennung ist Voraussetzung, dass im Rahmen unternehmensinterner Kontrollsysteme diese elektronischen Daten im Dateiformat auf Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft und diese Prüfung dokumentiert und protokolliert wird.

In elektronischer Form übermittelte Dokumente (z. B. Rechnungen via E-Mail, Kontoauszüge, etc.) sind grundsätzlich in ihrer Datei-Form aufzubewahren.

Eine alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ohne zugehörigen Datei-Abruf oder sogar das Löschen der Datei / E-Mail genügt nicht den Voraussetzungen der Aufbewahrungspflichten.

Datenverarbeitungs- oder Archivsystem muss Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit einer Datei sichern

Elektronische Dokumente unterliegen dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind die Daten im Unternehmen so zu speichern, dass ein digitaler Verlust gesichert wird. Die Datei ist jederzeit – auch im immer wieder technisch erneuerten Wandel der Jahre – maschinell/digital auswertbar vorzuzeigen und ist bei einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Privatkundenbereich

Für Steuerpflichtige im Privatkundenbereich – ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten – gelten keine Aufbewahrungspflichten. Als Zahlungsnachweis im Rahmen der eigenen Steuererklärung werden auch gedruckte Online-Belege anerkannt.

Einnahmen-Überschuss-Rechner

Steuerpflichtige, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen, sind von den vorgenannten Aufbewahrungspflichten nicht freigestellt.

Um den Vorsteuerabzug zu sichern und die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, sollte in der Praxis die E-Mail und Rechnung als Buchungsbeleg ausgedruckt werden. Parallel dazu ist die elektronische Rechnung elektronisch aufzubewahren (Sicherung im EDV-System mit Gewähr, dass Datei nicht überschrieben werden kann).

Verstöße und Bußgeld

Verstöße gegen diese Aufbewahrungspflichten können mi Bußgeld bis 5.000 € belegt werden.

Autoreninfo

kuan testAnke Kutschki-Günther

Steuerberaterin

HINWEIS

Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

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