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Dienstag, 02 August 2016 20:40

Betriebsprüfung: Quellen des Betriebsprüfers – heute schon an morgen denken

Statt wie noch vor einigen Jahren Ihre Buchhaltungskonten dem Prüfer auf Papier auszuhändigen, überlassen Sie ihm heute einen USB-Stick oder eine CD mit Ihren Daten.

In der Praxis führt dies zu einer Änderung der Prüfungstiefe, da ein Betriebsprüfer „bewaffnet“ mit Notebook und IDEA weitergehende Möglichkeiten hat, Belegprüfungen durchzuführen als sein Kollege mit Bleistift und Papier. Er entdeckt heutzutage leichter und deutlich schneller Buchungsfehler und Auffälligkeiten bis hin zu möglichen Manipulationen

Um die auf den Datenträgern erhaltenen Daten auszuwerten, nutzen die Betriebsprüfer das Prüfprogramm IDEA, teilweise auch in Verbindung mit AIS TaxAudit. Hat der Prüfer die Daten nach IDEA importiert, führt er diverse Datenanalysen durch. Zusätzlich kommen von der Finanzverwaltung vorgegebene eigene Prüfroutinen zum Einsatz. Diese von der Finanzverwaltung eingesetzten Prüfroutinen sind jedoch nicht allgemein zugänglich. Trotz gewisser Standards ist eine standardisierte Musterprüfung mit den genannten Programmen nicht möglich. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die eingesetzten Prüfroutinen von Fall zu Fall stark variieren. Darüber hinaus hat auch jeder Betriebsprüfer eine ganz eigene persönliche Herangehensweise, so dass seine Methoden und Werkzeuge zur Analyse und Auswertung der Daten nicht vorhersehbar sind.

Der Unterschied von IDEA zur herkömmlichen Prüfung liegt zu großen Teilen in dem weitgehenden Verzicht auf die Arbeit mit Papier. Hatte man früher mit Papier gefüllte Aktenordner, die in langen Regalen standen, oft auch noch in verschiedenen Räumen mit entsprechenden Wegen, so sind die Daten heute elektronisch komprimiert. Dies wirkt sich insbesondere auf die Geschwindigkeit beim Erkennen von Zusammenhängen als auch auf die Vollständigkeit der Prüfung im Gegensatz zur Stichprobenprüfung aus.

Allgemeine Plausibilitätsprüfungen und mathematisch-statistische Verfahren wie die Benford-Analyse oder der Chi²-Anpassungstest machen Auffälligkeiten per Knopfdruck sichtbar. Gerade dieser beiden Verfahren bedient sich die Finanzverwaltung gerne, um eventuelle Zuschätzungen zu rechtfertigen. Hat man diese im Vorfeld auf die eigenen Daten angewendet, können hier bereits geeignete Unterlagen zusammengestellt werden, um die Thesen der Finanzverwaltung zu entkräften.

Die genannten Methoden werden insbesondere bei der Überprüfung der Kassenbewegungen angewandt. Hierbei werden Häufigkeitsverteilungen von Ziffern innerhalb einer Zahlenkette untersucht, diese decken Manipulationen der Buchführung mit der Erkenntnis auf, dass jeder Mensch unbewusst bestimmte Lieblingszahlen hat, die von ihrer statistischen Häufigkeit abweichen. Eine Abweichung von der erwarteten Ziffernverteilung kann als Indiz für Manipulation an den geprüften Daten gewertet werden.

Weitere Analysen können sein:

  • Eine Gegenüberstellung der Umsatzerlöse mit den Wetterdaten pro Tag (insbesondere Gaststätten/Biergärten/Eis-Cafés).
  • Es können die Arbeitstage ermittelt werden, an denen (obwohl zu erwarten) kein Umsatz in der Kasse gebucht wurde. Dies kann auf fehlerhafte Kassenführung hinweisen.
  • Die Daten werden chronologisch geordnet zum Auffinden nicht verbuchter Einnahmen mithilfe eines Zeitreihenvergleichs von Wareneinkauf und -verkauf. Eine Gegenüberstellung als Zeitreihenvergleich zeigt Auffälligkeiten, die für Manipulationen von Einnahmen oder für Schwarzeinkäufe sprechen. Die Ausreißer können sowohl im Wareneinsatz als auch im Wareneinkauf sein und müssen dementsprechend erklärbar sein.

Um sich auf eine solche Prüfung vorzubereiten und um möglichen Fragen des Prüfers zuvorzukommen, kann es ratsam sein, über die eigene Buchhaltung in gewissen Abständen einen entsprechenden Prüflauf zu starten. Hierzu stehen am Markt einige Programme zur Verfügung. Diese unterstützen unter anderem mit vorgefertigten Prüfungsschritten bei der zielorientierten Analyse.

Autoreninfo

huka testKatharina Zapf

Steuerberaterin, Dipl. Betriebswirtin (BA)

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