Kanzlei Nickert //images.kanzleinickert.de/nickert-logo-fb.jpg KANZLEI NICKERT | Rechtsanwälte und Steuerberater, Offenburg, kompetent in Rechts-, Steuerberatung, Finanz-, Lohnbuchhaltung, spezialisiert auf Branchen Bau, Handel und Industrie. info@kanzlei-nickert.de
Rammersweierstraße 120 77654 Offenburg

kanzlei nickert logo

header-tax-blog-steuern

Freitag, 29 April 2016 13:28

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen sich Unternehmer ab dem Jahr 2015 vorrangig auch an gewisse Anforderungen der Finanzverwaltung halten. Diese wurden in einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen niedergeschrieben.

Die internen Prozesse und Ablaufstrukturen eines Unternehmens müssen zur Vermeidung von Auseinandersetzungen über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und Aufzeichnungen auf diese Anforderungen abgestimmt werden.

Neuregelungen für die Finanzbuchführung: Wer ist von den neuen Regeln der Finanzverwaltung betroffen?

Die Forderungen der Finanzverwaltung gelten für alle nach steuerlichen (§141 AO) und außersteuerlichen Vorschriften (z.B. HGB) buchführungspflichtigen Unternehmen. Ebenso gilt dies auch für Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Jahresabschlüsse erstellen. Des Weiteren müssen auch die wesentlichen Regelungen, wie fortlaufende und zeitgerechte Aufzeichnungen, Unveränderlichkeit, Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von nichtbuchführungspflichtigen Steuerpflichtigen beachtet werden – also auch Freiberufler sowie der Einnahmeüberschuss-Rechner sind betroffen.

Welche elektronischen Systeme sind betroffen?

Nicht nur die Hauptbuchführungssysteme sind von diesen Regelungen betroffen, sondern auch die sog. Vor- und Nebensysteme. Z.B. müssen die aufgestellten Regelungen der Finanzverwaltung neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung auch die Programme zur Dokumentenablage, Materialwirtschaft oder Fakturierung erfüllen.

Wichtige Regelungen aus den GoBD - Ablage- und Aufbewahrungspflichten

Die Finanzverwaltung verlangt eine geordnete Aufbewahrung der geschäftlichen Unterlagen. Eine bestimmte Ordnungsstruktur ist nicht vorgesehen. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder nach Alphabet erfolgen.

Ebenso wird festgelegt, dass bei allen Dokumenten zu prüfen ist, ob es sich im Sinn des Steuerrechts oder nach anderen Vorschriften um aufbewahrungspflichtige Belege handelt. Grundsätzlich sind E-Mails, die nur als Transportmittel elektronischer Belege dienen, nicht aufbewahrungspflichtig. Eine E-Mail könnte jedoch auch einen Handelsbrief darstellen und ist somit aufbewahrungspflichtig.

Aufbewahrung aller Aufzeichnungen

Sämtliche Unterlagen, die zum Verständnis, zur Überprüfung und Nachvollziehung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, sind aufbewahrungspflichtig. Beispiele hierfür sind Auszüge aus der Kostenstellenrechnung, die Grundlage für die Bewertung von Herstellungskosten oder Verrechnungspreisen.

Der Datenzugriff wird nach Auffassung der Finanzverwaltung auch dann nicht eingeschränkt, wenn Datenbestände z. B. personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten enthalten. Der Steuerpflichtige muss dafür Sorge tragen, dass diese Daten durch Separieren, Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen nicht durch den Prüfer gesichtet werden können.

Zeitgerechtheit der Buchhaltung

Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, das bedeutet möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung, zu erfassen. Konkret bedeutet dies:

tägliche Erfassung barer Geschäftsvorfälle

Erfassung innerhalb von 10 Tagen bei unbaren Geschäftsvorfällen

Erfassung innerhalb von 8 Tagen bei Kontokorrentbeziehungen

Es wird vor allem eine geordnete und übersichtliche Belegablage gefordert. Das bedeutet auch, dass bei einer geordneten Ablage von Belegen (in Papierform oder in elektronischer Form) die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD erfüllt sind und weiterhin ein monatlicher, quartalsweiser, halbjährlicher oder jährlicher Buchungszyklus zulässig ist.

Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen (Festschreibung)

Gemäß der Auffassung der Finanzbehörde muss die Buchhaltungssoftware sicherstellen, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingearbeitet wurden, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung gelöscht bzw. geändert werden.

Aufbewahrungsfrist für Anschaffungsbelege bei Dauersachverhalten

Die Grundlage der Ermittlung der Abschreibungsbeträge des Anlagevermögens sind Anschaffungsbelege. Neben diesen sind auch weitere Parameter (z.B. die Arbeitspapiere zur Ermittlung der Nutzungsdauer) aufbewahrungspflichtig.

Aufbewahrung elektronisch erzeugter Unterlagen

Elektronische Dokumente sind in dieser Form aufzubewahren. Dies gilt auch bei einer Dateiumwandlung. Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Datenformat ist nicht zu beanstanden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.

Zu beachten ist jedoch, dass beide Versionen zu archivieren sind, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen ist. Bei solchen Dokumenten ist der Eingang, die Archivierung und ggf.. die Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu dokumentieren. Es reicht nicht aus, dass solche Dokumente ausgedruckt in Papierform aufbewahrt werden.

Eine einzige Ausnahme kommt in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die eingesetzten Programme lediglich als „Schreibmaschine“ benutzt und die Unterlagen an seine Kunden bzw. Geschäftspartner per Post versendet. Die Dateien müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Die Finanzverwaltung darf den Steuerpflichtigen auffordern, auf seine Kosten die elektronisch archivierten Unterlagen auszudrucken.

Elektronische Aufbewahrung von Papierdokumenten

Das Scannen von Papierdokumenten und das anschließende Vernichten dieser Belege sind unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Insbesondere muss eine ausführliche Organisationsanweisung bestehen, die regelt,: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (vor oder nach Bearbeitung des Posteingangs), welche Dokumente eingescannt werden, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist. Ebenso wichtig ist das Sicherstellen der Lesbarkeit und Vollständigkeit.

Erste Erfahrungen mit den GoBD aus der Praxis

Die bisherige Betriebsprüfungspraxis zeigte, dass vor allem rein „steuerlich relevante“ Dokumente angefordert wurden. Nun sind alle aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Daten im Vordergrund. Hierzu zählen nach Auffassung der Finanzverwaltung auch die außersteuerlichen Aufzeichnungspflichten und insbesondere die Unterlagen, die zur Nachvollziehbarkeit gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen erforderlich sind.

Können Dokumente auf Anforderung des Finanzamts vom Steuerpflichtigen nicht vorgelegt werden, ist die Finanzbuchführung als nicht ordnungsmäßig zu verwerfen. Das Datensicherungskonzept ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Festlegungen zum Buchführungs- und Aufzeichnungsprozess.

In Bezug auf Betriebsprüfungen ist die Überprüfung dieser Aufzeichnungspflichten in der letzten Zeit vermehrt in den Prüffokus gerückt. Die Aufzeichnungen für außersteuerliche Dokumente wie z.B. Due-Diligence- Berichte oder ausdrückliche Stundenaufzeichnungen von Fahrschulen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerungsgrundlagen führen, werden vermehrt von der Finanzverwaltung nachgefragt.

Können die Unterlagen nicht vorgelegt werden, kann dies zu beachtlichen Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung aufgrund der Mängel und des Verstoßes gegen die Aufzeichnungspflichten führen.

[Autorin: Carmen Kruss]

Wir verwenden zum Teilen der Inhalte sogenannte "Shariff"-Schaltflächen. Mit Shariff können Sie Social Media nutzen, ohne Ihre Privatsphäre unnötig aufs Spiel zu setzen. Das c't-Projekt Shariff ersetzt die üblichen Share-Buttons der Social Networks und schützt Ihr Surf-Verhalten vor neugierigen Blicken. Weitere Informationen zu Shariff finden Sie unter https://www.heise.de/ct/artikel/Shariff-Social-Media-Buttons-mit-Datenschutz-2467514.html.

HINWEIS

Falls Sie über den Beitrag hinausgehende Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass wir diese individuelle Leistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz auch abrechnen.

Alle Angaben sind sorgfältig geprüft. Durch Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verordnungen sowie Zeitablauf ergeben sich zwangsläufig Änderungen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts keine Haftung übernehmen.

Die von uns verwendeten Cookies sollen sicherstellen, dass Sie unsere Website optimal genießen können.
Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Nutzung dieser Cookies einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz