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Anne Nickert
Montag, 17 Mai 2021 11:43

Frühwarnsystem für mittelständische Unternehmen

Geschäftsleiter von juristischen Personen (insbesondere GmbH und AG) und von haftungsbeschränkten Personengesellschaften (insbes. GmbH & Co. KG) müssen für ein Früherkennungssystem betreffend bestandsgefährdender Risiken sorgen.

Das galt in großen Teilen schon bisher, seit dem 1.1.21 ist dies nun aber auch für die GmbH und GmbH & Co. KG ausdrücklich im Gesetz, in § 1 StaRUG, geregelt. Mit weitreichenden Folgen: Ein Unterlassen kann im Schadensfall die persönliche Haftung des Organs begründen.

Handlungspflicht für Geschäftsführer und Vorstände

Im Rahmen eines solchen Systems muss sichergestellt werden, dass Bestandsgefährdungen „früh“, also so rechtzeitig erkannt werden, dass noch gegengesteuert werden kann. Solche Bestandsgefährdungen resultieren entweder aus bestandsgefährdenden Einzelrisiken oder aus der Zusammenballung einzelner, für sich genommen nicht bestandsgefährdender, Risiken. Beides muss in einem Frühwarnsystem erfasst werden.

Was ist ein Risiko?

Als Risiken werden dabei mögliche Abweichungen der Entwicklung von der Planung bzw. Prognose verstanden. Und zwar negativ wie positiv – denn: Auch Chancen sind Risiken! Für die Früherkennung sind allerdings insbesondere die „Negativ“-Abweichungen entscheidend.
Trotz allem sollten Sie an dieser Stelle beachten: Unternehmer müssen Risiken eingehen – sonst ist kein (erfolgreiches) Unternehmertum möglich. Bei (zu erwartenden) Negativabweichungen von der Planung besteht dann aber eben Handlungsbedarf.

Was ist zu tun?

Wesentliche und erforderliche Bestandteile bei der Einrichtung eines Früherkennungssystems sind die Risikoidentifikation, die Risikobewertung, die Risikoaggregation, die Beurteilung der Bestandsgefährdung sowie gegebenenfalls die Festlegung der einzuleitenden Maßnahmen.

Was genau ist eine Risikoaggregation und warum ist sie erforderlich?

Ein Aufdecken von Kumulationswirkungen, also dem Zusammenwirken einzelner Risiken, erfolgt durch eine Risikoaggregation. Eine solche ist im Rahmen des Frühwarnsystems unverzichtbar. Für die Aggregation sind grundsätzlich verschiedene Methoden denkbar. Für die Praxis und auch für die Mehrheit der Ökonomen führt hier allerdings an der Methode der Monte-Carlo-Simulation kein Weg vorbei. Nur mit einer solchen Simulation ist es möglich, einen Überblick über die Gesamtsituation zu bekommen. Für KMU ist es hier in aller Regel ausreichend, die 10 bis maximal 15 größten Risiken abzubilden.

Gegebenenfalls kann bei kleinen Unternehmen eine integrierte Planungsrechnung (Plan-G+V, Plan-Bilanz und Plan-Liquidität) und eine permanente Liquiditätsvorausschau für die nächsten 2-3 Monate ausreichend sein – gerichtlich bestätigt wurde eine solche vereinfachende Vorgehensweise bisher allerdings noch nicht, so dass hierbei Vorsicht geboten ist. In jedem Fall ist eine solche Planung um einen Stresstest zu ergänzen.

Integrierte Unternehmensplanung

Eine weitere Voraussetzung eines Frühwarnsystems ist eine integrierte Planungsrechnung. Nur wenn der aggregierte Risikoumfang in die Planung hineinmodelliert wird, ist eine verlässliche Abschätzung der Bestandsgefährdung möglich. Ausführliche Informationen zur Ausgestaltung einer Integrierten Unternehmensplanung finden Sie in dieser Magazin-Ausgabe im Beitrag auf Seite 10.

System nicht nur einrichten – auch dokumentieren!

Bitte beachten Sie: Die Einrichtung eines Frühwarnsystems ist das eine. Erforderlich ist zusätzlich, dass dieses System in Ihrem Unternehmen auch ausreichend dokumentiert ist. Das ist schriftlich oder in Textform möglich.

Vorteile des Frühwarnsystems

Ein Frühwarnsystem ist aber nicht nur ein Kostenfaktor. Im Gegenteil: Es bringt Ihnen auch zahlreiche Vorteile. Dank des Frühwarnsystems kennen Sie als Unternehmer (künftig) den Korridor möglicher und plausibler Abweichungen von einer Ergebnisplanung. Das können Sie sich im Prinzip ähnlich wie bei einer Wetterprognose vorstellen. So können Sie (künftig) wichtige Entscheidungen oder korrigierende Maßnahmen proaktiv treffen – und reale Gefahrenpotentiale besonders beobachten.

Es gibt aber noch weitere Vorteile eines Frühwarnsystems. Diese sind insbesondere:

1. Der Unternehmenswert steigt

Bessere Entscheidungen (s.o.) steigern die Ergebnisse und verringern in aller Regel Risiken und führen damit quasi automatisch zur Erhöhung des Unternehmenswerts.

2. Business Judgement Rule

Die Einrichtung des Früherkennungssystems führt zur Beachtung der Legalitätspflicht und vermeidet die Haftung für den Geschäftsführer. Ein Früherkennungssystem erfüllt gleichzeitig die Anforderungen aus der Business Judgement Rule (BJR), so dass eine Haftung entfällt, wenn sich eine unternehmerische Entscheidung später als nachteilig erweist.

3. Präventiver Restrukturierungsrahmen und Eigenverwaltung

Die Einrichtung eines Früherkennungssystems ist Voraussetzung für den präventiven Restrukturierungsrahmen und die Eigenverwaltung. Sollte es also in der Zukunft zu einer Krise des Unternehmens kommen, sind Sie für diese Sanierungsinstrumente bestens gewappnet.

4. Vertrauen bei Geschäftspartnern und Geldgebern

Ein Früherkennungssystem ist Ausdruck guter Unternehmensführung und stärkt das Vertrauen bei Kapitalgebern. Gleiches gilt für die Geschäftspartner Ihres Unternehmens: Auch bei Kunden und Lieferanten führt ein solches Früherkennungssystem zu mehr Vertrauen und stärkt so die Geschäftsbeziehung.

5. Strategisches Steuerungsinstrument

Wer ein Früherkennungssystem in seinem Unternehmen eingeführt hat und dieses auch konsequent „lebt“, verfügt zweifelsohne über ein strategisches Steuerungsinstrument. Ein Frühwarnsystem schafft zudem (Reaktions-)Zeit. Fehlentwicklungen werden früher erkannt, womit die Wahrscheinlichkeit deutlich steigt, diesen Fehlentwicklungen gegenwirken zu können. Es ist quasi die routinemäßige „Vorsorgeuntersuchung“.

6. Resilienz und ESG-Risiken

Ein Frühwarnsystem schafft Resilienz des Unternehmens. Insbesondere können Sie aufgrund der Informationen aus dem System rechtzeitig für eine angemessene Eigenkapital- und Liquiditätsausstattung sorgen.

Und: In jüngster Zeit sind sog. ESG-Risiken (ESG = Environment, Social, Governance – also Umwelt-, Sozial- und Governance-Risiken) in aller Munde. Solche lassen sich in einem einwertigen Planungsmodell nicht abbilden. Insbesondere die Auswirkung auf die integrierte Unternehmensplanung kann praktisch nicht abgebildet werden. Dagegen können Sie die Auswirkungen auf die Risikotragfähigkeit durch eine Risikoaggregation – im Rahmen des Frühwarnsystems – abschätzen.

7. Testat des Abschlussprüfers nicht gefährdet

Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften ist ein Früherkennungssystem Pflicht. Insbesondere die notwendigen Aussagen im Lagebericht (Prognosebericht, Chancen- und Risikobericht, Beurteilung einer etwaigen Bestandsgefährdung) können ohne ein Frühwarnsystem nicht erfolgen. Das Fehlen eines Früherkennungssystems hätte zur Folge, dass der Abschlussprüfer sein Testat einschränkt oder sogar versagt.

Praxis-Tipps der KANZLEI NICKERT

Fangen Sie klein an, aber: Fangen Sie an. Lassen Sie das System nach und nach wachsen und werden Sie so mit der Thematik vertraut. Sie werden (hoffentlich) sehr schnell merken, dass Sie mit einem solchen Früherkennungssystem nicht nur eine (leidige) gesetzliche Pflicht erfüllen, sondern ein solches System durchaus auch Vorteile im strategischen aber auch operativen (Tages-)Geschäft mit sich bringt.

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Autoreninfo

nian-testAnne Nickert

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht

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