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Donnerstag, 02 Mai 2019 14:57

Risiken bei Delegation

Das Risiko für das Management eines Unternehmens, bei Pflichtverletzungen auf Schadenersatz in Anspruch genommen zu werden, ist erheblich gestiegen. Vorstände und Geschäftsführer begegnen diesem Haftungsrisiko verstärkt dadurch, dass sie Aufgaben und Verantwortung an Führungskräfte und Mitarbeiter delegieren.

Wann und wie ist eine Delegation von Aufgaben möglich?

Ohne diese Delegation wäre die Führung eines Unternehmens nicht möglich. Es stellen sich somit folgende Fragen: Wann ist eine Delegation geboten? Wie kann ordnungsgemäß delegiert werden? Welche Grenzen sind dabei zu beachten?

Anforderung an die Delegation

Aufgrund der Allzuständigkeit und Gesamtverantwortung obliegt dem Geschäftsführungsorgan (Vorstand oder Geschäftsführer) ein umfassender Pflichtenkanon, dem das Organ – je nach Größe des Unternehmens – alleine gar nicht entsprechen kann.

Nach Unternehmenszweck und -struktur ergibt sich deswegen nicht nur ein Recht zur Aufgabenübertragung auf unterstellte Mitarbeiter oder externe Dritte, sondern je nach Situation eine haftungsrelevante Delegationspflicht. Um dieser Allzuständigkeit und Verantwortung gerecht zu werden, bedarf es einer sachgerechten Organisationsstruktur, die eine ordnungsgemäße Delegation ermöglicht.

Hat ein Geschäftsführer nicht die nötige fachliche Eignung, ist er sogar verpflichtet, einen fachlich qualifizierten und sorgfältig ausgewählten Mitarbeiter oder einen externen Berater hinzuzuziehen.

Ordnungsgemäße Delegation

Die Delegation von Aufgaben muss klar und überschaubar geschehen und eine kontinuierliche Rückmeldung an das Geschäftsleitungsorgan vorsehen. Die Unternehmensleitung muss bei der Delegation ein taugliches Risikomanagementsystem mit Kontrollmechanismen einführen und konstant nutzen. Eine ordnungsgemäße Delegation erfordert somit:

  • die Einrichtung einer operativ sachgerechten Delegationsstruktur;
  • die sorgfältige Auswahl des Delegationsempfängers nach geeigneter Qualifikation und Zuverlässigkeit (Auswahlsorgfalt);
  • die sorgfältige Einweisung in die zu übernehmende Aufgabe (Instruktionssorgfalt);
  • die Einrichtung eines dauerhaften und geeigneten Überwachungssystems (Überwachungssorgfalt).

Ein Geschäftsleitungsorgan kann sich jedoch mit einer sorgfältigen Organisationsstruktur und Delegationsentscheidung seiner Gesamtverantwortung nicht vollständig entledigen.

Vielmehr wandelt sich der übertragene Pflichtenkanon in eine Überwachungspflicht: Das Organ muss die Mitarbeiter laufend überwachen. Zudem besteht eine anlassbezogene Interventionspflicht, wenn Fehler oder Risiken erkennbar werden.

Das Geschäftsleitungsorgan muss also ein Kontroll- und Überwachungssystem gestalten, das ihm diese Prüfung ermöglicht. Erforderlich sind deswegen regelmäßig der Aufbau einer internen Revision und ein lückenloses Berichtswesen. Finanzdaten müssen für die Geschäftsleitung jederzeit verfügbar sein.

Sachgerechte Organisation

Bei delegierbaren Tätigkeiten zieht das Delegationsrecht die Verpflichtung nach sich, die Delegation so zu organisieren, dass das Legalitätsprinzip gewahrt bleibt. Auf allen Rechtsgebieten gilt dabei gleichermaßen, dass derjenige, der Pflichten an andere überträgt, bei der Auswahl, Einweisung und Überwachung die "erforderliche Sorgfalt" zu beachten hat.

Dies bedeutet insbesondere, dass alle im Unternehmen geltenden Vorschriften und Standards zunächst zu erfassen und zu dokumentieren sind.

Zuständigkeitsbestimmung

Bei allen Möglichkeiten der Delegation (horizontal, d.h. bei Ressortverteilung innerhalb der Geschäftsleitung, vertikal, d.h. bei der Übertragung auf Mitarbeiter, oder nach außen, d.h. die Delegation auf externe Berater) müssen Zuständigkeiten klar und eindeutig zugeordnet werden.

Die Zuständigkeiten müssen dabei zweifelsfrei bei bestimmten Personen lokalisierbar sein. Sämtliche Aufgaben sind möglichst genau zu definieren und überschneidungsfrei zuzuweisen. Es müssen Situationen vermieden werden, in denen sich "einer auf den anderen verlässt". Jeder muss seine Pflichten genau kennen. Unklarheiten und Lücken führen dazu, dass die Delegation unwirksam ist und die Pflicht bei den Organmitgliedern insgesamt verbleibt.

Auswahl

Bei der Auswahl von Mitarbeitern muss deren hinreichende Qualifikation sichergestellt sein.
Insbesondere ist daher die persönliche Eignung (Zuverlässigkeit, Belastbarkeit) sowie die fachliche Befähigung (Ausbildung, Qualifikation, Erfahrung) zur Erfüllung der wahrzunehmenden Aufgabe zu prüfen und sicherzustellen, bevor eine Aufgabe übertragen wird.

Die so ausgewählten Personen müssen über ihre Aufgaben und die zu beachtenden Rechtsnormen, internen Vorschriften und besonderen Risikomomente unterrichtet werden. Bei den sich ständig weiter entwickelnden Märkten und Risiken kann dies eine ständige Schulungspflicht der Mitarbeiter nach sich ziehen.

Einweisung

Bevor die geeignete Person ihre Aufgabe wahrnimmt, ist sie mit ihrem Tätigkeitsgebiet vertraut zu machen. Neben der rein fachlichen Einweisung ist auch auf typische Gefahren sowie typische Fehler hinzuweisen. Zudem muss der Mitarbeiter die zur Bewältigung der Aufgaben nötigen Befugnisse und sachlichen Mittel haben. Schließlich sind die jeweiligen Mitarbeiter auf die Einhaltung der dokumentierten Vorschriften und Standards zu verpflichten.

Überwachungspflicht

Untrennbar verbunden mit dem Recht zur Delegation und der daraus resultierenden Pflicht zur sachgemäßen Organisation ist die Pflicht, die Delegation zu überwachen. Die Pflicht zur Überwachung dient dazu, dass Missstände so früh wie möglich erkannt und abgestellt werden können.

Die Überwachung erfordert daher zunächst eine regelmäßige Information der Geschäftsleitung, um möglichst früh von Tatsachen zu erfahren, die auf mangelnde Pflichterfüllung hindeuten können (Informations- und Kommunikationsaufgabe). Zu der Informationspflicht gehört auch die Pflicht, die handelnden Personen als solche zu überwachen. Die Überwachung der Personen, auf die die Geschäftsführung die Aufgaben delegiert hat, kann ebenfalls – insbesondere an Spezialisten – delegiert werden, so dass sich ein kaskadenförmiges System der internen Unternehmenskontrolle ergibt.

Die Personenüberwachung erfordert eine laufende Kontrolle, sporadische Maßnahmen reichen nicht aus. Erforderlich ist vielmehr die Sicherstellung, dass Unregelmäßigkeiten auch ohne permanente enge Überwachung nicht vorkommen. Bei Defiziten, objektiven Missständen, in Krisen- oder Ausnahmesituationen sind alle Überwachungsmaßnahmen zu verschärfen.

Grenzen der Delegation

Nicht übertragbar ist die Verantwortung für die Unternehmensführung. Anders als einzelne Maßnahmen der Geschäftsführung handelt es sich bei der Leitung der Gesellschaft um einen herausgehobenen Teilbereich der Geschäftsführung: die Ausübung der strategischen Führungsfunktion. Das ist originäre Aufgabe der Leitungsorgane.

Das Geschäftsleitungsorgan selbst hat strategische Grundentscheidungen zu treffen, indem es dem Unternehmen Ziele setzt, die Politik bestimmt und über grundlegende Investitionen befindet. Diese Aufgaben und Pflichten sind als Kernbereich unternehmerischer Leitung nicht delegierbar.

Leitungsentscheidungen lassen sich nicht konturenscharf klassifizieren, sondern nur typologisch umschreiben. 4 Verantwortungsbereiche der Unternehmensführung sind hierbei hervorzuheben:

  • Planungs- und Steuerungs-,
  • Organisations-,
  • Finanz- und
  • Informationsverantwortung.

Risikomanagementsystem ist entscheidend

Ein entscheidendes Instrument der Risikovermeidung für die Geschäftsführung bei der Delegation von Aufgaben ist die Einführung einer Organisation mit Risikomanagementsystem. Im Rahmen dieser Organisation sollten Aufgaben und Pflichten delegiert werden. Dabei ist zwingend erforderlich, dass die Delegationsempfänger sorgfältig ausgewählt, instruiert und überwacht werden. Pflichten und Aufgaben müssen eindeutig, konkret und lückenlos übertragen werden.
Bei organschaftlichem Fehlverhalten droht dem Vorstand bzw. Geschäftsführer die Inanspruchnahme durch die Gesellschaft (Innenhaftung), die Verfolgung zivilrechtlicher Schadenersatzansprüche durch Dritte (Außenhaftung) sowie die persönliche Strafverfolgung bzw. Bußgeldsanktion.
Ziel jeder Geschäftsleitung muss deshalb die Reduzierung von Haftungsrisiken durch eine angemessene betriebliche Organisation sein.

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Autoreninfo

lifr-testFrank Lienhard

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, CVA (Certified Valuation Analyst EACVA)

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