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Donnerstag, 01 Oktober 2015 15:00

Anforderungen an Kennzahlen und Kennzahlensysteme

In einem Unternehmen spricht Vieles für den Einsatz von Kennzahlen. Allerdings sind unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen, sodass die Kennzahlen den gewünschten Nutzen stiften und einen Mehrwert für das Unternehmen bieten.

Zuerst sind die Kennzahlen auf das eigene Unternehmen zu beziehen. D. h., die Kennzahlen sollten die Werttreiber des Unternehmens sowie die unternehmensspezifischen Einfluss- und Erfolgsfaktoren abbilden. Die Werttreiber sind Größen, die die Unternehmensentwicklung maßgeblich beeinflussen. Z. B. ist in einem Dienstleistungsunternehmen das Personal ein zentraler Treiber.

Demgegenüber ergeben sich die unternehmensspezifischen Faktoren, z. B. durch die Branche oder die Unternehmensstruktur. So überprüft ein Anlagebauer eher den Fertigungsgrad der Aufträge sowie den aktuellen Auftragsbestand und ein Einzelhändler eher die Warenumschlagshäufigkeit.

Insbesondere sind die Kennzahlen an die Unternehmensziele und -strategie zu koppeln, um regelmäßig deren Erreichungsgrad zu überprüfen. Ferner bestimmen die Unternehmensziele und -strategie die Unternehmensausrichtung. Infolgedessen können die Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung verwendet werden, um u.a. zu prüfen, wie sich manche Maßnahmen auswirken.

Ohne einen Vergleichsmaßstab und eine kontinuierliche Auswertung sagen die Kennzahlen nur wenig aus. Demgemäß sind die Kennzahlen in einem bestimmten zeitlichen Ablauf kontinuierlich zu ermitteln und es bedarf Vergleichswerte, um eine Aussage zu treffen. Die Vergleichswerte können z. B. entstehen durch:

  • Zeitreihenvergleiche: Es werden den Ist-Zahlen die Ist-Zahlen aus der Vergangenheit gegenübergestellt, somit zeigt der Vergleich eine Entwicklung der Zahlen auf.
  • Plan-Ist-Vergleiche: Die im Vorfeld geplanten Zahlen werden mit der tatsächlichen Entwicklung überprüft.
  • Benchmarking: Die eigenen Unternehmens-/Bereichszahlen werden mit anderen (den besten) Unternehmen/Bereichen oder mit Branchenzahlen verglichen.

Darüber hinaus sollten die Kennzahlen folgende allgemeingültigen Aspekte berücksichtigen:

  • Gleichbleibende Ermittlungsmethode und aktuelle Datengrundlage (Stetigkeit).Um eine Vergleichbarkeit der Kennzahlen in Form von z. B. Ist-/ Ist-Vergleichen (Zeitvergleich) und eine leichtere Interpretation zu ermöglichen, ist es essenziell, dass stetig gleiche Daten in die Erstellung einfließen. Vereinfachen lässt sich dies, indem die Kennzahlen klar definiert werden. Dafür sind auch eindeutige Buchungsregeln notwendig. Es muss sichergestellt sein, dass die Sachverhalte jeden Monat/jedes Jahr gleich gebucht werden und es nicht zu Ausweisänderungen kommt, wie z. B. in einem Jahr werden die Leiharbeiter unter den bezogenen Leistungen im Materialbereich gebucht und im nächsten Jahr im Personalbereich.
  • Eindeutige Zusammensetzung und Definition der Kennzahlen (Stringenz und Konsistenz). Kennzahlen sollten eine klare Zusammensetzung bzw. Definition besitzen. Also es sollte „einmalig“ bestimmt werden, aus welchen einzelnen Positionen die Kennzahl besteht und welche Daten miteinfließen. Dadurch fällt die Interpretation und Kommunikation leichter, da ersichtlich ist, welche Daten/Variablen auf die Kennzahl einwirken. Ebenfalls können die Kennzahlen die Zusammenhänge mit anderen Kennzahlen besser aufzeigen.
  • Aussagegehalt und Modulierungsgründe der Kennzahlen. Die Kennzahlen sollten außerdem einen hohen Aussagegehalt besitzen, damit sie gut interpretiert werden können. Der Aussagegehalt ergibt sich, indem klare Strukturen und Definitionen vorgegeben sind sowie die richtigen Variablen/Parameter einfließen. Falsche Variablen verzerren/verfälschen die Kennzahlen. Wird z. B. die Lagerumschlagshäufigkeit berechnet, kann zum einen der Materialeinsatz einfließen, solang es das Eingangslager betrifft, passt es, weil die Lagerwerte i.d.R. den Materialeinsatz wiederspiegeln. Allerdings soll das Ausgangslager bewertet werden, sind bei den Fertigprodukten mehr als nur der Materialeinsatz eingegangen, sodass bspw. die Herstellungskosten eine bessere Grundlage darstellen können. Ebenso geht in diesem Gliederungspunkt einher, dass Gründe und Möglichkeiten zur Veränderung der Kennzahl bekannt sind, um entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren. Auch kleinere Veränderungen sollte die Kennzahl anzeigen können. Damit ist einerseits ersichtlich, wie sich kleinere Maßnahmen auswirken. Andererseits fällt es eher auf, wenn zwei entgegengesetzte Maßnahmen die Kennzahle neutralisieren, d. h. eine Maßnahme verbessert die Kennzahl die andere Maßnahme verschlechtert sie im gleichen Umfang, sodass die Kennzahl an der Ausgangssituation bleibt, obwohl beide Maßnahmen Einfluss auf die Kennzahl hatten.
  • Berücksichtigung einer Kosten-Nutzen Relation

Achten Sie auf eine wirtschaftliche Kennzahlenermittlung. Damit verhindern werden, dass für die Ermittlung von einer Kennzahl nicht ein unnötiger Aufwand entsteht und im Gegensatz dazu, nur minimaler Nutzen gestiftet wird. Besonders in KMU ist dies zu beachten, denn in KMU stehen meist nicht unzählige Daten und oftmals auch nicht gut aufbereitete Daten dem Management zur Verfügung. Wird im Gegensatz eine Kennzahl bestimmt, sollten somit auch regelmäßig die nötigen Daten erfasst werden.

Sobald ein Unternehmen Kennzahlen in die Unternehmenssteuerung mit aufnimmt, fließen mehrere Kennzahlen zusammen und ergeben ein Kennzahlensystem. Daraus folgen weitere Aspekte, die zu berücksichtigen sind. Die Kennzahlenzusammensetzung sollte eine klare, übersichtliche hierarchische Kennzahlenstruktur bilden, die nur wenige Kennzahlen (max. 20) besitzt.

Auf diese Weise kann die Übersicht gewahrt werden. Dabei sollten auf der obersten Kennzahlenebene vor allem die aus den übergeordneten Unternehmenszielen abgeleiteten Kennzahlen stehen.

Kennzahlen, die dann einen logischen Zusammenhang zur oberen Kennzahlenebene haben, können den Oberkategorien untergeordnet werden. Des Weiteren sollte ein Kennzahlensystem zum einen aus vergangenheits- und zukunftsorientierten Kennzahlen bestehen. Ersteres bildet die Entwicklung ab und Letzteres dient als Frühwarnindikator (z. B. ist der Auftragsbestand ein Indikator, wie sich in Zukunft die Umsätze entwickeln).

Zum anderen sind finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen in das System einzufügen. In jüngster Vergangenheit haben sich die nicht-finanziellen Kennzahlen (z. B. Mitarbeiter-, oder Kundenzufriedenheit) intensiviert. Die finanziellen Kennzahlen bieten eine hohe Aggregation der Werte, vorrangig von Vergangenheitswerten. Im Gegensatz dienen die nicht-finanziellen Größen sehr gut als ein Frühindikator, da sie schon Signale abbilden, die sich erst später in der finanziellen Perspektive auswirken (Bsp. die Kundenzufriedenheit nimmt ab, in Folgeperioden verringern sich die Kundenbestellungen bestellen und erst daraufhin verändern sich die finanziellen Größen).

Des Weiteren sollen Kennzahlen auch bei Veränderungen der Messobjekte flexibel austauschbar sein, ohne dass andere Kennzahlen bei dem Aussagegehalt oder der Interpretation eine Beeinträchtigung erleiden. Dies ist über die Kennzahlendefinition zu klären. Allerdings sollte eine Kennzahl nie ein isoliertes Objekt darstellen. Es sollte vielmehr ein Zusammenhang unter den Kennzahlen ersichtlich sein bzw. im Idealfall eine Ursache-Wirkungs-Beziehung gegeben sein, was wiederum die Interpretation der Kennzahlenveränderungen erleichtert.

TIPP der KANZLEI NICKERT:

  • Erstellen Sie für Ihr Unternehmen regelmäßig eine Planung. So setzten sie sich zwangsläufig mit der zukünftigen Entwicklung auseinander und Sie können es mit der tatsächlichen Entwicklung vergleichen und somit auf die Abweichungen einwirken.
  • Der Zeitvergleich der Kennzahlen bietet für das Unternehmen einen einfachen Überblick, wie sich die wesentlichen Kennzahlen und folglich das Unternehmen entwickelt hat.
  • Aktualisieren Sie in regelmäßig überschaubaren Abständen Ihre Datengrundlage.

Führen Sie regelmäßig mit Ihren wichtigsten Kunden eine kurze standardisierte Befragung durch, sodass sie schon frühzeitig Signale wahrnehmen, was den Kunden in der gemeinsamen Geschäftsbeziehung gegebenenfalls belastet.

 

Weitere Beiträge der KANZLEI NICKERT zum Thema:

Kennzahlen in der Unternehmenssteuerung

Sichtweisen auf eine Kennzahlenverwendung im Unternehmen

Was ist ein KMU? Kleinere und mittlere Unternehmen in Deutschland

[Benjamin Schilling]

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