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Montag, 11 Januar 2021 15:24

Forderungs- bzw. Debitorenmanagement mit Blick auf die Liquidität in Krisenzeiten

Dem Forderungsmanagement kommt nicht nur in Krisenzeiten eine erhebliche Bedeutung zu. Für jedes Unternehmen ist es wichtig, regelmäßig seine Forderungseingänge zu prüfen und den Prozess des Debitorenmanagements kontinuierlich zu optimieren – nur so kann die Liquidität des eigenen Unternehmens sichergestellt werden.

Der nachfolgende Beitrag soll verschiedene Werkzeuge als Möglichkeiten der Forderungsüberwachung darstellen und auf die Wichtigkeit der Liquiditätsüberwachung in Krisenzeiten eingehen.

Die Aufgabe des Forderungsmanagements ist es, den Bestand an Forderungen aus Lieferung und Leistungen festzustellen und deren Zahlungseingang zu überwachen, um so deren Ausfallrisiko zu minimieren. Diese Aufgabe kann dabei in eine kurzfristige und eine langfristige Komponente unterteilt werden.

Kurzfristig muss das Forderungsmanagement die notwendige Liquidität vorhalten, damit das Unternehmen jederzeit seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann. Insbesondere die kurzfristige Liquiditätsplanung auf Wochenbasis spielt hier eine tragende Rolle.

Langfristig trägt ein gutes Forderungsmanagement zur Erreichung von Rentabilitätszahlen bei und erhöht die Bonität (z. B. steigt die Umsatzrentabilität, wenn weniger Forderungen abgeschrieben werden müssen).

Jedes Unternehmen sollte sich zu jeder Zeit, nicht nur in Krisenzeiten, einen schnellen Überblick über den Bestand seiner Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verschaffen können. Hierbei spielt insbesondere die Offene-Posten-Liste, besser bekannt als OPOS-Liste, eine wichtige Rolle. Sie dient als Kontrollinstrument für jedes Unternehmen. Jedoch spiegelt sich in der OPOS-Liste nur das Ergebnis des Forderungsmanagements wieder.

Dem Forderungsmanagement werden verschiedene Werkzeuge zugeschrieben, um auf das Ergebnis, die OPOS-Liste, Einfluss zu nehmen. Wesentliche Werkzeuge sind:

• Prüfung der Kundenbonität

Im Rahmen der Auftragsannahme bzw. (Neu-)Kundenannahme sollte die Bonität eines jeden Kunden geprüft werden. Informationen zur Bonität können beim Kunden selbst, bei Auskunfteien oder über den Bundesanzeiger (z. B. die Einsicht der letzten Bilanz bei Kapitalgesellschaften) eingeholt werden. Im Nachgang der Prüfung können dann z. B. Limits festgelegt werden.

Aber nicht nur bei der Neukundengewinnung ist die Bonitätsprüfung ein taugliches Werkzeug. Auch bei Bestandskunden sollte die Bonität regelmäßig geprüft werden. Hierzu können Daten aus dem eigenen Rechnungswesen über das Zahlungsverhalten des Kunden in der Vergangenheit herangezogen werden.

• Vereinbarung von Zahlungszielen

Das Zahlungsziel ist eines der wichtigsten vorgelagerten Werkzeuge. Es ist daher zumeist bereits Bestandteil der Vereinbarung mit dem Kunden. Nicht nur, dass der Zahlungstermin den späteren Verzug begründet – auch im Rahmen der Krise oder bei Liquiditätsengpässen kann durch ein kürzeres Zahlungsziel schneller Liquidität gewonnen werden, was gerade für Unternehmen in der Liquiditätskrise sehr wichtig ist. Auch die Vereinbarung der Vorauskasse als Zahlungsziel oder die regelmäßige Zwischenabrechnung für in sich abgeschlossene Teilleistungen bietet für Unternehmen eine Möglichkeit, früher an die benötigte Liquidität zu kommen. Insbesondere bei ausländischen Unternehmen bietet sich dieses Zahlungsziel als Variante an.

• Beschleunigung der Fakturierung

Ein Werkzeug, mit dem das Unternehmen selbst alle Möglichkeiten in der Hand hat, ist die Rechnungserstellung. Heutzutage werden Rechnungen zumeist zusammen mit den Lieferscheinen direkt aus dem System generiert, sodass es zwischen der Versendung der Ware und der Erstellung der Rechnung kaum mehr einen zeitlichen Versatz gibt. Es gibt jedoch noch immer Unternehmen, die Rechnungen manuell und nicht systembasiert erstellen. Hier ist es wichtig, dass die Fakturierung zeitnah erfolgt, damit keine zeitliche Lücke entsteht.

• Mahnwesen

Das zentrale Werkzeug des Forderungsmanagements ist das Mahnwesen. Für das Mahnwesen ist entscheidend, dass aus dem OPOS-Konto eines jeden Kunden schnell hervorgeht, welche Rechnungen noch offen oder bereits über dem Fälligkeitszeitpunkt sind. Hierfür ist eine tägliche Verbuchung der Zahlungseingänge sowie der Ausgleich der Forderungen von höchster Relevanz. Haben Rechnungen ihren Fälligkeitszeitpunkt erreicht, spricht man von fälligen Forderungen. Für das Mahnwesen relevant sind aber bereits fällige gewordene Forderungen.

Das Mahnwesen zielt darauf ab, den Kunden schnellstmöglich zu einer Zahlung der offenen Forderung zu bewegen. Hierzu kann das Unternehmen zunächst den Kontakt mit dem Kunden suchen oder aber direkt, nach der Fälligkeit der Rechnung, deren Ausgleich anmahnen. In der Praxis üblich sind 3 Mahnstufen. Ziel sollte sein, schnellstmöglich Liquidität für das Unternehmen zu generieren.

• Factoring

Eine andere Möglichkeit, gerade in Krisenzeiten, um schnellstmöglich aus seinen Forderungen Liquidität zu generieren, ist das Factoring. Hierbei werden die eigenen Forderungen an einen Dritten, den Factor, zumeist gegen Abschlag verkauft (üblich sind 2 %). Einen Teil des Geldes, meistens rund 90 %, erhält das Unternehmen sofort nach Rechnungsübermittlung. Der Restbetrag wird nach Zahlung des Kunden an den Factor ausbezahlt.

Mit Blick auf die Krisenzeiten eines Unternehmens nimmt insbesondere die kurzfristige Komponente des Forderungsmanagements eine wichtige Rolle ein. Denn befindet sich ein Unternehmen bereits in einer Liquiditätskrise, so kommen mögliche Maßnahmen zur Implementierung eines Forderungsmanagements meistens zu spät, weil in der Liquiditätskrise das Unternehmen einem starken Zeit- und Handlungsdruck ausgesetzt ist. Daher sollte das Forderungsmanagement als primäres Ziel die kurzfristige Erhaltung und/oder Gewinnung der Liquidität forcieren.

Hilfreich ist hierbei insbesondere eine 13-Wochen-Liquiditätsplanung, die alle Einzahlungen entsprechend der Fälligkeit zuordnet. Anhand der Einteilung der Zuflüsse können mögliche Liquiditätsspitzen dargestellt werden. Das Unternehmen hat dann die Möglichkeit, schneller zu reagieren, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Aufgezeigt werden hierdurch auch Bestände aus Forderungen, die das Unternehmen möglicherweise bereits seit Wochen „mit sich schleppt“. Deren Zufluss ist üblicherweise in Woche 1 einer solchen 13-Wochen-Planung dargestellt. Das Unternehmen sollte sich diese Forderungen genau ansehen und mit Hilfe des Forderungsmanagements prüfen, inwiefern solche Forderungen noch werthaltig sind. Ist noch kein Mahnlauf vorgenommen worden, sollte dies umgehend angestoßen werden.

Möglich ist auch, zunächst den direkten Kontakt zum Kunden zu suchen und sich über die Gründe des Zahlungsverzugs zu informieren. Zweck ist es, die Aussagekraft einer 13-Wochen-Planung innerhalb der Krisenzeit zu verbessern.

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mami testMichael Mack

Master of Arts (M.A.)

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