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Dienstag, 04 Februar 2020 07:00

Planungshandbuch und Dokumentation der Planung

Es gibt viele Gründe, eine Unternehmensplanung zu erstellen. Ganz egal, aus welchem Grund Sie planen: Wichtig ist, dass Sie von Anfang an auch an die Dokumentation der Planung denken.

Zentraler Punkt dabei ist das Planungshandbuch: Wer eine Planung für sein Unternehmen aufstellt, muss festlegen, welchen Rahmen die Planung hat und welche Grundannahmen dem Vorhaben zu Grunde liegen.

Das Planungshandbuch enthält die Grundannahmen

Das Planungshandbuch dokumentiert demnach alle Grundentscheidungen und Ansichten, auf denen die eigentliche Unternehmensplanung fußt. Es ist gewissermaßen die Grunddokumentation der Planung – in der Software würde man sagen: das Pflichtenheft. Synonym zum Planungshandbuch wird teilweise auch der Begriff Planungsrichtlinien verwendet. Das Planungshandbuch ist dabei kein körperliches Buch, sondern regelmäßig in Dateiform festgehaltene Richtlinien, die aber Verbindlichkeitscharakter haben.

Planungsanlass, Planersteller und Ziel der Planung

Im Planungshandbuch ist zunächst zu dokumentieren, was Planungsanlass und was Planungsziel ist (z. B. Entscheidungsvorbereitung für den Vertrieb) und wer der Planungsersteller ist: Ist die Planung Bestandteil einer Beratung oder stellt sie ein neutraler Gutachter auf? Hat der Ersteller das nötige Fachwissen bzw. den Zugang zu den benötigten Informationen?

Ebenso wichtig ist es, im Handbuch festzuhalten, an wen sich die Planung in erster Linie richtet. An die finanzierende Hausbank, die Gesellschafter, an Kaufinteressenten? Dies kann auch auf die Art der Darstellung der Planung Auswirkung haben. So sollte festgehalten werden, ob die Planung als Bericht oder als Präsentation zu erstellen ist.

Planungsstichtag, Planungszeitraum, Planungsintervall

Das Planungshandbuch legt und schreibt zudem fest, für welchen Zeitraum die Planung erstellt wird, was der Planungsstichtag ist und in welchen Intervallen geplant wird (zumindest im ersten Jahr monatlich).

Informationsgewinnung

Ein wichtiger Punkt ist auch die Informationsgewinnung: Aus dem Handbuch muss ersichtlich sein, woher die Informationen stammen, die der Planung zu Grunde liegen, z. B. wer wurde im Unternehmen befragt (nur die Geschäftsleitung oder auch weitere Personen, z. B. Abteilungsleiter?) oder auch: Wurden Bandbreiten berücksichtigt oder Einzelwerte, wie wurden den Informationen innewohnende Chancen bzw. Risiken bewertet?

Festlegung der zu berücksichtigenden Maßnahmen

Ins Planungshandbuch gehört weiter eine Aussage darüber, welche Maßnahmen bei der Planung berücksichtigt wurden und welche nicht. Relevant ist dieser Punkt insbesondere bei Planungen im Rahmen von Sanierungskonzepten: Hier kann es sein, dass bezüglich einzelner Maßnahmen zum Zeitpunkt der Planungserstellung eine rechtlich bindende Verpflichtung noch aussteht, z. B. die Zuführung von neuem Eigen- und/oder Fremdkapital.

Planungsstandard und Planungsmethode

Beim Planungsstandard ist zu prüfen, ob ein solcher vorgegeben ist, z. B. GoP 2.1. Wichtig ist – egal, welcher Standard bzw. welche Methode angewendet wird – dass die Grundsäte der Vollständigkeit, Wesentlichkeit und Angemessenheit, Folgerichtigkeit, Dokumentation sowie Transparenz eingehalten werden.

Umgang mit Ungewissheiten

Schließlich ist festzulegen, wie bei der Planung mit Ungewissheiten umgegangen wird: Sollen Risiken rechnerisch, verbal oder in Szenarien bzw. Bandbreiten angegeben werden?

Plausibilisierung der Planung nur mit Planungshandbuch möglich

Das Planungshandbuch ist kein Selbstzweck – es ist insbesondere später die Grundlage für die Plausibilisierung der Planung. Denn: Nur wer das Planungshandbuch kennt, kann die Planung auch plausibilisieren.

Dokumentation

Die Dokumentation im engeren Sinne schließt die Planung ab, indem sie die Planung festschreibt: Das Ergebnis ist die finale Planversion. Sie ist Ausgangspunkt für die sich anschließende Soll-/Ist-Analyse.

Tipp der KANZLEI NICKERT

Dokumentieren Sie das Planungshandbuch als Pflichtenheft der Planung, um die Planungsqualität zu erhöhen und die jederzeitige Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Weiterführender Beitrag der KANZLEI NICKERT zum Thema

Autoreninfo

nian-testAnne Nickert

Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht

nico testCornelius Nickert

Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Insolvenzrecht, CVA (Certified Valuation Analyst EACVA)

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